O Brasil. O grande volume de reuniões e consultas em uma empresa ou clínica requer um sistema de salas de programação para evitar confusão e perda de tempo. A otimização operacional deve começar por aí, pois isso promove melhorias produtivas para os profissionais. Mas como criar um sistema eficiente para esses compromissos?
Para dar algumas respostas a esse respeito, o Grupo Discabos preparou um documento com alguns pontos a este respeito:
Por que é importante ter um sistema de agendamento de quartos?
Quando os profissionais podem verificar a disponibilidade da sala em seu próprio painel digital, eles evitam perder tempo procurando espaços vagos e não se incomodam com eventos contínuos batendo na porta para descobrir quais lugares estão vazios.
O sistema também deve evitar confusão relacionada ao agendamento de dois eventos diferentes na mesma data, local e horário, levando um dos grupos a ter que demitir, adiar ou transferir o horário para outra sala que não esteja devidamente equipada.
E isso não é tudo. O sistema deve mostrar quais salas são ideais para cada tipo de evento, que são frequentemente utilizadas e que não são. Portanto, é possível descobrir os espaços que geram mais renda e aqueles que mais causam custos de manutenção, podendo reajudá-los para melhor uso.
Como criar um sistema de programação eficiente?
Dependendo da importância do sistema de agendamento, separamos algumas das principais dicas para que você possa criar um painel de controle eficiente na empresa ou escritório.
1. Use a tecnologia a seu favor
Muitas empresas e escritórios ainda usam planilhas, mas não são confiáveis devido ao risco de alterações de dados não autorizadas e perda de informações devido a erros manuais.
Portanto, o primeiro passo no desenvolvimento de um bom sistema de agendamento de salas é contar com recursos tecnológicos mais seguros e as ferramentas certas para a gestão do calendário. Hoje em dia, já é possível encontrar soluções desenvolvidas exclusivamente para esse fim no mercado, em particular as mais utilizadas geralmente são as do Google ou da Microsoft.
2. Incorpore as salas no sistema.
O sistema deve apresentar uma grade de quartos com o status de reserva e ocupação em tempo real na tela e oferecer a possibilidade de agendar e cancelar pela Internet. Cada estado também deve conter mais detalhes, como o dia, hora e período de ocupação, além do cronograma que ocorrerá.
Em seguida, após a contratação dos serviços do seu próprio sistema, atribua um nome às salas e insira cada uma delas no calendário. Não se esqueça de detalhar seus respectivos recursos e recursos, como sistemas de áudio e vídeo e conexão via Wi-Fi, no processo.
3. Sinalização de nomeação em cada sala
Para evitar problemas de interrupção em salas que estão ocupadas e permitir que os funcionários tenham uma reunião instantânea sem usar o calendário online, você precisará de um sistema que permita indicar o cronograma de agendamento na porta de cada sala.
Essas soluções são baseadas em softwares que se integram ao sistema de calendário e exibem essa programação em painéis fixos nas portas das salas. O Grupo Discabos tem duas opções: JOAN e o painel CRESTRON. Clique nos links para ver mais informações sobre eles. Não deixe de receber nosso treinamento gratuito sobre a solução Crestron.
4. Envolver profissionais.
Antes de implementar o sistema, promova testes e treinamentos para os profissionais que o utilizarão. Para economizar tempo, você pode combinar as duas etapas, já que o teste realizado pelos usuários promove amplo conhecimento e experiência.
O sistema de agendamento de salas serve como uma ótima ferramenta para os instaladores desenvolverem uma vantagem competitiva e reterem clientes. Isso porque, com ele, também é possível oferecer outras soluções de áudio, vídeo e automação para que as empresas alcancem um novo nível de otimização operacional e produtividade. Ou seja, ambos os lados, usuários e instaladores, devem se beneficiar da solução.
