Se você tem uma webcam externa, tente usá-la. A razão é que eles geralmente têm melhor qualidade de vídeo do que a maioria dos computadores de fábrica têm.
Juan Pablo Morales
A nova convivência entre trabalho, estudo e casa nos deixou enormes lições e aprendizados, muitas pessoas tiveram que aprender a entrar em seu banco virtualmente, a fazer pagamentos online, a ajudar seus filhos durante as aulas online e a grande maioria das pessoas teve que entender o funcionamento de plataformas como o Webex, Zoom, Meet e Skype. Mas não apenas como inseri-los e aprender a controlá-los, mas dar-lhes um uso correto.
Vimos alguns exemplos de apresentadores de TV populares interrompidos por seus filhos ou famílias durante suas aparições ao vivo, congressistas dizendo palavrões com o microfone aberto, e pessoas que descuidadamente deixam a cor de suas calças de pijama ser vista no meio de uma reunião de negócios.
Tive a oportunidade de liderar a produção de inúmeros encontros de negócios, seminários e eventos realizados por meio de plataformas de videoconferência. Algumas dessas atividades têm sido feitas em particular e outras abertas ao público e transmitidas através das redes sociais. O denominador comum tem sido a relação próxima que tem uma preparação cuidadosa, a realização de testes e o compromisso com os ensaios por parte de todos, com o resultado bem sucedido de cada atividade.
Fiquei agradavelmente surpreso há alguns dias, fruto de uma reunião de um ministério colombiano, que emitiu uma prestação de contas feita através do Zoom, com uma produção maravilhosa e com a participação de mais de trinta funcionários de instituições anexadas, onde, graças aos testes, coordenação e comprometimento de toda a equipe técnica e de comunicação, o evento ocorreu com toda a normalidade e sincronização, que pareciam ter sido gravadas e editadas anteriormente.
Para facilitar o bom desempenho de qualquer encontro virtual ou combinado, fizemos esta lista de 25 dicas simples para o uso de ferramentas de videoconferência, produto de nossa experiência e baseado em cinco eixos: Tecnologia, Áudio, Video Logistics e Comunicação. Se os colocarmos em prática, eles evitarão algumas dores de cabeça, saídas falsas e garantirão que nossos segredos sejam bem guardados.
Tecnologia
1. Certifique-se de estar conectado à energia ou, caso contrário, que seus dispositivos tenham carga suficiente durante a sua reunião. Não há nada mais confuso do que desaparecer de repente de um lugar. Reconectar levaria cinco minutos na melhor das hipóteses, tempo suficiente para perder o fio da sua reunião.
2. Tente participar de suas reuniões conectadas por cabo à sua rede local. A estabilidade do sinal e seu áudio sempre será melhor se sua conexão for direta. Em algumas ocasiões tendemos a nos afastar da cobertura do wi-fi causando perda de pacotes de dados, razão pela qual o vídeo começa a saltar, reduzindo a qualidade e até tornando seu áudio inaudível. Se você tem que fazê-lo por wi-fi, tente estar perto do seu roteador e faça testes com antecedência. Evite se mover para que seu dispositivo não precise trocar de rede continuamente.
3. Evite, tanto quanto possível, que outras pessoas em sua casa estejam usando a rede durante suas reuniões, especialmente em atividades de entretenimento e consumo de vídeo que podem de repente esperar por mais tarde.
Áudio
4. Se possível, use fones de ouvido com microfone embutido em suas reuniões, para que eliminem o áudio ambiente. Os celulares às vezes funcionam muito bem e permitem que você fique longe o suficiente do computador e da câmera, para acomodar em um bom avião.
5. Evite ter aplicativos ou guias ativos em seus navegadores que tenham notificações auditivas, vídeos reproduzidos e publicidade. Esses alarmes e áudios são geralmente misturados dentro da videoconferência de repente, interrompendo e distraindo o curso da reunião.
6. Obsessivamente, verifique seu microfone e mantenha-o desligado enquanto você não está falando. Além disso, sempre verifique antes de falar. Vamos evitar ter que nos avisar para ligá-lo.
7. Se você está participando de uma atividade de videoconferência, que também está sendo retransmitida via streaming, lembre-se de ter o áudio da transmissão desligado e se concentrar na videoconferência. A transmissão geralmente tem vários segundos de latência, e isso se presta à confusão no momento da intervenção.
8. Tente participar de suas reuniões em um local fechado e sem interrupções. Avise em casa para que você não se surpreenda com barulhos inesperados, gritos ou gritos.
O vídeo
9. Se você tiver uma webcam externa, tente usá-la. A razão é que eles geralmente têm melhor qualidade de vídeo do que a maioria dos computadores têm embutido na fábrica.
10. Evite lugares com muita sobrecarga de objetos ao seu redor. Um fundo ou parede de cor única pode funcionar muito bem. Isso minimiza os fatores de desconcentração do público e mantém o público melhor conectado à mensagem e objetivos de cada atividade.
11. Tente manter a câmera no nível dos olhos e com a cabeça centrada no topo do avião. Se você estiver muito perto da câmera, as pessoas verão seu rosto muito de perto. É melhor ter um plano médio curto, do meio do torso até a cabeça.
12. Coloque-se em um lugar com boa iluminação. A luz frontal é a melhor amiga da câmera. Ser deixado para trás da luz faz com que a atenção se perca. O rosto e as expressões poderiam ser escurecidos a tal ponto que não são vistos.
13. Evite a passagem inadvertida de pessoas atrás de você. Lembre-se sempre de avisar em casa, não só por barulhos, mas por manter o foco e somente durante a reunião. No caso de seu filho ou filha aparecer, aja naturalmente, desculpe-se, resolva a situação e volte. Nunca repreendê-los, são coisas que podem acontecer neste normal, mas agir sem controle é muito inapropriado.
14. Durante seus discursos, mantenha seu olhar diretamente para a câmera. Isso transmite empatia e segurança. Quando você não está falando, evite se distrair com seu telefone, outros computadores ou outras tarefas. Isso é um sinal de respeito pelos outros.
15. Tente manter sua câmera durante cada evento. É um símbolo de transparência e respeito. Alguém me disse recentemente que entrar em uma videoconferência com a câmera desligada é equivalente a entrar em uma reunião e ficar debaixo da mesa.
16. Tente usar roupas de apenas uma cor e que destaque seu rosto. As impressões digitais são muito perturbadoras e a atenção dos participantes e interlocutores está perdida.
Logística
17. Se você deve compartilhar o material, ensaio sua participação antes de cada reunião. Certifique-se de saber como compartilhar sua tela e, preferencialmente, enviar ao organizador uma cópia do seu material de suporte com antecedência. Isso pode ser útil no caso de você ter algum problema técnico durante sua participação.
18. Se você estiver gravando ou transmitindo a reunião, certifique-se de informar a todos os presentes que você está fazendo isso. É um sinal de respeito pela privacidade e privacidade de todos.
19. Tente chegar antes de cada reunião para testar cada detalhe e certificar-se de que tudo está devidamente preparado.
20. Nunca compartilhe seus endereços de reunião com terceiros. Isso pode impedir que pessoas desconhecidas sejam adicionadas à reunião.
21. Ao organizar uma reunião ou evento, aproveite para preparar os participantes, envie-lhes instruções claras e, de preferência, encontre-os com antecedência para verificar todos esses aspectos técnicos.
22. Pré-teste seu áudio, vídeo, iluminação e aparelhos visuais, prepare suas reuniões e apresentações com antecedência.
Comunicação
23. Tente estabelecer a conferência com seu nome e, eventualmente, sua posição, para que seu título ou crédito apareça corretamente para todas as pessoas.
24. Sorria, chame as pessoas pelo nome, seja breve em seus discursos e ouça. A empatia sempre seria a melhor maneira de manter uma conexão com seu público.
25. Se você tirar capturas de tela da reunião, tente notificar e pedir permissão aos participantes se quiser publicá-la em suas redes.
Checklist para vieoconferências
- Carregar o dispositivo/conexão à fonte de alimentação.
- Conexão de internet em rede
- Solicitar em casa a desconexão da rede, a minimização da segurança áspera durante a reunião
- Teste de Internet
- Fones de ouvido e microfone embutido
- Encerramento de aplicativos e navegadores. Desligue as notificações
- Microfone ligado e desligado
- Reprodução alternativa de streaming sem áudio
- Teste de áudio
- Verificação de câmera/webcam
- Ordem no ambiente e no plano da câmera
- Câmera de nível dos olhos
- Distância com a câmera para conseguir um plano médio curto
- Iluminação frontal e adequada
- Olhe para a câmera e tire o ambiente de distrações
- Câmera dentro e fora
- Roupas apropriadas para a reunião
- Teste de áudio
- Revisão do material para compartilhar. Testes de compartilhamento de tela
- Notifique se vai ser gravado
- Link da reunião. Operação e privacidade
- Preparação de assistentes e colegas
- Rótulo com nome e título
- Empatia
*Juan Pablo Morales Sarmiento é CEO e Co-fundador da Nuevos Medios Entertainment. Você pode contatá-lo através de sua conta no Twitter @JuanPMoralesS
