Cómo lograr una experiencia de comunicación excepcional en salas de videoconferencia
Didiê Cunha*
Cuando comunicamos un mensaje, estamos transmitiendo información. Esta información no siempre se entiende como nos gustaría. Para que nuestra comunicación sea efectiva y tenga el efecto deseado, no es suficiente comunicarnos. Es crucial que los receptores entiendan lo que decimos y entiendan lo que queremos decir en forma simple y clara.
Para lograr este objetivo y tener una experiencia de comunicación excepcional en ambientes de videoconferencia, he creado una lista que nos brindará una guía sobre cómo lograrlo. Y todo comienza con el comportamiento y la postura del usuario.
Consejos para las reuniones a través de conferencias de AV:
Dentro de la sala:
• Respeta y guarda silencio cuando otra persona está hablando.
• Las discusiones entre más de 2 personas son difíciles de entender del otro lado. Espera tu turno para hablar.
• Habla en un tono normal, claro y con pausas, intenta articular bien las palabras y habla de una forma que facilite la comprensión.
• No generes ruido ambiental, como clics o golpes con el lápiz.
• El café es bueno, pero el golpe de la cuchara en la taza, o de la taza en el platillo, puede ser extremadamente molesto del otro lado de la videoconferencia.
• No organices papeles ni realices otras actividades de distracción que puedan ser ruidosas.
• Evita abrir envoltorios ruidosos durante la videoconferencia, ya que generan un ruido muy incómodo.
• Apaga o pon el teléfono en modo silencioso
¿En forma remota con dispositivo móvil?
• Siempre silencia el micrófono cuando no estés hablando.
• Busca un lugar tranquilo con buena acústica.
• Procura encontrar un lugar con buena señal de celular o Wi-Fi para evitar interrupciones.
• Evita:
o Entrar en reuniones remotas en entornos ruidosos, será difícil escuchar y ser escuchado.
o Lugares con mucha reverberancia.
o Usar el modo de altavoz del celular, cuando sea posible, esto puede afectar la calidad de la llamada.
Y si es posible:
Elije equipos de audio con funciones avanzadas de mezcla automática y activación automática, como el arreglo de micrófono de techo MXA910 de Shure.
Intenta probar el equipo antes de ingresar a la llamada de VC. Prueba tanto tu lado como el lado opuesto. Cada llamada puede ser diferente ya que cada extremo lejano puede traer sorpresas inesperadas.
En conclusión, estaremos en perfecta comunicación cuando los destinatarios de nuestro mensaje entiendan exactamente lo que decimos y lo que queremos decir.
Ciertamente, si seguimos estas recomendaciones tendremos una mejor experiencia en nuestras reuniones.
* Didiê Cunha, Especialista en Desarrollo de Mercado, Sonido Instalado, en Shure de Brasil.
