Lo primero que se debe hacer es redactar un documento con las necesidades y objetivos del proyecto audiovisual, existen muchos métodos para hacer esto.
Juan Tamayo*
Soy ingeniero electrónico, durante mi carrera me preparé para trabajar en la industria (control aplicado para procesos automatizados) y por un giro o accidente de la vida llegué a un museo interactivo y luego a una empresa de distribución de productos e instalación de proyectos audiovisuales. Han sido más de 16 años de experiencia en el desarrollo de proyectos y ahora trabajando como consultor en procesos y proyectos tanto para empresas fabricantes de productos y/o canales de distribución, como procesos en Latinoamérica para clientes finales y/o empresas de instalación en Colombia, Perú y Costa Rica.
Esta pequeña introducción la realizo para presentar un soporte sobre mi experiencia en el tema, considerando que deseo apoyar a aquellos que desarrollan proyectos siendo una empresa de instalación o el representante del cliente quien es el encargado del proyecto. A continuación, entregaré un pequeño listado de características que debe tener un proyecto para ser rentable. Pero mucho cuidado, esto no es tan fácil y requiere mucho trabajo interno de las organizaciones para lograr los objetivos deseados.
Documente su proyecto y es importante tener una bitácora de todo el desarrollo de su proyecto. En nuestro universo audiovisual creemos que el primer documento que ve el cliente es la cotización, y acostumbramos a quien compra el proyecto que lo más importante es el valor en dinero reflejado al final del documento como un global, y es aquí en donde empiezan los problemas.
De acuerdo a las diferentes organizaciones como AVIXA o CEDIA, recomiendan que lo primero que se debe realizar es redactar un documento con las necesidades y objetivos del proyecto audiovisual. Existen muchos métodos para hacer esto, yo utilizo mucho un simple diagrama de conexión en el cual pongo las necesidades/objetivos y un pequeño resumen de cómo lograr esto. Una vez revisado este documento con el cliente final, y que las partes estén de acuerdo se procede a realizar la cotización. Y el dinero importa, pero de nada sirve comprar el proyecto más barato si no va a servir, sería un gasto y no una inversión.
Si previo a la cotización no existe un diseño, proceda a realizar este. Pero en el presupuesto usted debió incluir este valor, no castigue el presupuesto aprobado con labores extras, ya que posiblemente usted le dirá a su diseñador realizar un trabajo que no sume muchas horas, ya que el tiempo es oro. Si el proyecto empieza mal, tiene un alto grado de probabilidad que termine mal, así que el diseño debe ser lo suficientemente claro para que el proceso de instalación sea eficiente. Un diseño al menos debe tener los siguientes documentos: plano de ubicación arquitectónico, plano de conectividad de elementos o diagrama unifilar, documento en el cual se explica la funcionalidad de los elementos con necesidades a cumplir y objetivos, documentos de requerimientos a otras áreas en el proceso constructivo, base de datos de cableado y conectores, entre muchos otros documentos que ayudarán al área de instalación a tener claro qué se debe hacer.
Algunos dirán que todos estos elementos generan un costo al proyecto. Y sí, elevan su costo inicial, pero posiblemente el costo en el proceso de instalación será menor por reprocesos. Es importante tener claro que el diseñador esté presente en el proceso constructivo, porque es él quien podrá resolver dudas, dar sugerencias o evaluar si el proceso constructivo es el adecuado.
Durante el proceso constructivo es importante documentar y mantener informado al cliente, de todo lo que implica ubicar y poner a punto los elementos. Tenga en cuenta que entre más tranquilidad le dé al cliente final, más calmado será el proceso de instalación. Imprevistos ocurren todo el tiempo, cómo reaccionará el cliente solo dependerá del instalador. Actualice cronogramas constantemente, indíquele los retrasos y el porqué de estos, si es posible infórmele posibles planes de acción, así podrá ir un paso adelante y su cliente lo tomará como un aliado, y no un proveedor más. Cualquier cambio generado en el proceso constructivo debe ser autorizado y avalado por el cliente final, ojalá por escrito y almacene esta comunicación para soporte si en el futuro requiere argumentar o justificar esto.
Durante el proceso constructivo usted puede iniciar el proceso de educación al cliente, no espere al final para explicar cómo funciona el equipo o el sistema. Empiece este proceso realizando un perfil de la persona que operará el sistema, es tecnología, y no todo el mundo tiene la capacidad educativa de manipular un sistema audiovisual. Por eso es importante que usted como responsable indique a su cliente que capacidades debe tener la persona para operar el sistema.
Ojalá esa persona esté contratada previo a la finalización del proyecto, para que pueda iniciar los cursos de equipos de fabricantes que se dan online. Estos cursos le dan la opción a la persona de saber lo que está instalado. No se preocupe por los cambios que este usuario pueda hacer, ya le explicaré cómo protegerse ante esto. En algunos casos he recomendado que dentro de su presupuesto genere un pago de inscripción por el primer año a su cliente final de la asociación de su elección, así usted le podrá indicar al cliente que para que el sistema opere correctamente debe realizar ciertos entrenamientos ya evaluados por usted. Como, por ejemplo, principios básicos audiovisuales, matemáticas audiovisuales, normatividad vigente, entre otras.
Ya está finalizando el proyecto, es hora de programar el sistema. Previo a esta labor usted debió validar con el cliente si los objetivos y estructura del sistema sí está acorde a lo que se contrató. Un proyecto puede evolucionar durante el proceso de ejecución, inclusive se pudieron adicionar o retirar elementos, son procesos dinámicos, así que para programar debe existir un manual de acciones para que la persona que realice este comisionamiento (del inglés “commissioning”) si es diferente al instalador tenga una base estructurada de lo que debe realizar.
Para la entrega del proyecto el contratista debe tener un manual de pruebas o entrega del sistema. Este es básicamente un listado de comprobación de cada uno de los sistemas o subsistema que compone, sus acciones, sus características entre otros elementos ya definidos por la normatividad audiovisual. Así que, si todo ha sido definido adecuadamente en el proceso constructivo, este manual de pruebas se realizará de una forma rápida y eficiente. Inclusive en la norma se indica que pruebas o verificaciones se realizan desde antes de la instalación.
Para finalizar el proyecto es importante documentar la entrega que algunos creen que es hacer un manual de funcionamiento de operación, una firma de un acta y listo. Pues no, es mucho más que eso. Es entregar una recopilación de todo lo que se ha realizado, cada característica de instalación, listado de elementos activos con número serial, dirección MAC, dirección IP. Un respaldo de programación y configuración de los sistemas (importante por si el personal re ajusta un sistema, cambia parámetros o un equipo es reemplazado), documentos de buenas prácticas, plan de entrenamiento del personal que opera el sistema y muchos otros elementos.
Muchas empresas creen que el proyecto finaliza con la firma del acta final, pero no se han dado cuenta que la rentabilidad del proyecto apenas inicia. Considero que el elemento más importante para tener una buena rentabilidad es la posventa, y básicamente son las acciones que van después de una entrega. Tenemos dos tipos, las que están en la fecha de garantía y las que están posteriores a esta fecha. Ambas son importantes, si un proyecto tiene muchas posventas en el periodo de garantía quiere decir que las utilidades generadas por el proyecto disminuyen con cada visita, porque no están programadas en los costos, cada visita es una cuantificación de gastos por tiempo de la empresa responsable por la instalación.
Si el proyecto posee muchas posventas o estas son muy graves se corre el riesgo que el cliente no los llame para las acciones de posventas después de la fecha de garantía llamado mantenimiento, en donde acá se factura para ayudarle al cliente a mantener el sistema a punto, dando paso a poder realizar nuevas ventas. Si usted logra llegar al mantenimiento y su cliente está feliz, déjeme felicitarlo o felicitarla porque su proyecto posiblemente es muy rentable.
Existen muchas otras actividades para garantizar la rentabilidad del proyecto en el tiempo. Cada proyecto tendrá sus propias actividades, su personalidad, inclusive una gestión independiente. No tengo una fórmula exacta que agrupe cada empresa y proyecto, son procesos lentos, con alto grado de inercia y rechazo al cambio por todos los actores internos que están implicados para lograr estos cambios. Al inicio será costoso por la inversión de tiempo y posiblemente de dinero, pero los resultados tendrán un porcentaje muy alto de éxito. Y aunque considero que no siempre el dinero debe ser el que mueva la empresa, con estas acciones usted podrá cuidar este bien preciado y, lo más importante, podrá tener clientes que se conserven en el tiempo.
*Juan Tamayo, CTS-D, es ingeniero electrónico y actualmente se desempeña como Gerente de T-Árbol Audiovisuales SAS, ingeniero de aplicaciones de producto para América Latina de International Sales e Ingeniero de Soporte para Synthax Inc.
Deje su comentario