El 95% de las Salas de Reuniones cuentan con la tecnología más básica. El audio de alta calidad es esencial en este sentido.
Marjorie Daniel*
Desde teléfonos sencillos hasta pantallas planas, el equipo que se utiliza hoy en día para compartir información, en la mayoría de las salas de reuniones, es bastante básico. La investigación también sugiere que los equipos disponibles pueden ser un desafío para los participantes de la reunión. Según una encuesta, 87% de los participantes manifiesta frustración y estrés debido a fallas tecnológicas en las salas de reuniones.
Estos aspectos se encuentran entre los puntos tratados en un nuevo estudio de la firma líder de consultoría e investigación Frost & Sullivan. En “7 pasos para mejorar las reuniones virtuales en la nueva era del trabajo”, Frost & Sullivan (F&S) evalúa el impacto de las nuevas necesidades en espacios de trabajo y la adopción de la nube en los equipos y servicios de audio.
Se apunta que una variedad de acontecimientos, desde la pandemia de la COVID-19, disturbios, hasta las condiciones climáticas extremas, han creado una gran demanda de capacidades de colaboración virtual: “La esperada proliferación de un modelo de trabajo híbrido se encuentra entre los principales factores que llevan a las organizaciones a repensar sus salas de reuniones".
Conferencias audiovisuales: en cualquier lugar y en cualquier momento
El objetivo de este planteamiento será potenciar “la conectividad en cualquier lugar y la colaboración en cualquier momento permitiendo equipos y procesos más ágiles". Pero ¿por dónde empezar si, como sugiere la investigación, 95 por ciento de las salas de reuniones están actualmente mal equipadas?
Cada vez más organizaciones se están aprendiendo a usar tecnologías en la nube y las combinan con soluciones audiovisuales (AV) modernas. Esta es una de las conclusiones del estudio de F&S: "La organización colaborativa del futuro requerirá de salas de reuniones equipadas con dispositivos AV avanzados que complementen los modernos y sólidos servicios de conferencias en la nube en los que las organizaciones han invertido".
El audio de alta calidad es esencial en este sentido. Hay una serie de consideraciones importantes sobre el diseño del audio en el momento de repensar las salas de reuniones con el fin de lograr un audio impecable. Estas incluyen: la acústica de la sala, el número de participantes en la sala, la asistencia de participantes remotos, la ubicación de la pantalla, las herramientas de colaboración (audio, conferencias web/video, intercambio de contenido) posibles fuentes de contaminación acústica (por ejemplo, paredes delgadas, pasillos muy transitados, etc.), y la facilidad de instalación, uso y gestión.
Sistemas de audio que impulsan la eficiencia
El audio impecable es un factor clave para la eficiencia de las reuniones y su ausencia es motivo de preocupación en muchas organizaciones. Más de 70 por ciento de los altos directivos están de acuerdo en que las reuniones son improductivas e ineficientes.
Entonces, ¿qué diferencia supone un audio impecable?
Para los usuarios: Los dispositivos de audio, configurados adecuadamente, permiten a los usuarios concentrarse en la información y los aspectos a discutir, limitando la necesidad de tocar el equipo de audio en salas de reuniones compartidas para realizar tareas, como: conectar o desconectar computadoras personales, ajustar el volumen del dispositivo en la sala y apagar y encender o reposicionar dispositivos de audio, algo esencial en los actuales espacios de trabajo “con distanciamiento social”. Además, los usuarios no necesitarán llamar a un administrador para realizar estas funciones.
Para los administradores: La gestión remota de las soluciones de audio en las salas de reuniones, configuradas correctamente, permite al personal de soporte un control total desde cualquier lugar, eliminando además la necesidad de visitar físicamente las salas con el fin de: realizar ajustes en la configuración de audio (captación del micrófono y rango de salida de los altavoces), reubicar dispositivos en la mesa, ejecutar pruebas de diagnóstico, realizar actualizaciones de software y MACD, o apagar y encender dispositivos de forma remota. Gracias a la capacidad de realizar estas tareas desde cualquier lugar y en cualquier momento, los administradores de sistemas recibirán menos tickets de "help desk".
También es importante que, independientemente del sistema de audio y las opciones de solución que se escojan, la tecnología se pueda actualizar fácilmente para que sea compatible con nuevas soluciones y diferentes marcas.
Lea el informe completo de Frost & Sullivan aquí.
*Marjorie Daniel, es directora de Marketing de Sistemas Integrados en Shure.
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