Las salas de reuniones o salas de juntas, inclusive pequeños auditorios, son demasiado importantes para cualquier compañía, porque pueden ser un factor indirecto en la toma de decisiones.
Por Juan Tamayo*
Las salas de reuniones o salas de juntas, inclusive pequeños auditorios, son demasiado importantes para cualquier compañía, porque pueden ser un factor indirecto en la toma de decisiones. La confortabilidad que genere el espacio destinado para negocios, creación o cierre de acuerdos, incidirá en la producción o ingresos de la compañía. Así que, como diseñador de sistemas audiovisuales, comparto la invitación para que tomen las mejores decisiones de diseño y, como siempre, basado en las necesidades del cliente, no en la venta del producto.
Para el diseño de salas de juntas hay mucha documentación, porque éstas pueden poseer demasiados subsistemas, en los que se incluyen audio, video, iluminación, temperatura, comunicaciones, entre otros. El presente artículo podrá entregarles algunas recomendaciones basado en la experiencia de ejecución de proyectos de este tipo y los estudios realizados principalmente con InfoComm.
Zonificación
Como diseñador, lo primero es definir los espacios de la sala. Una convencional posee tres diferentes espacios: Zona de presentador o presentación (ubicación de telones o monitores); zona de público (ubicación de la mesa); y, la más importante, zona técnica, en donde estarán ubicados los elementos.
Es importante definir los espacios y respetar la ergonomía basada en la matemática audiovisual. Este concepto le informa al diseñador cuáles son las medidas necesarias y requeridas para que cada individuo que este sentado en la mesa, pueda sentirse cómodo y agradable durante toda la presentación. En esta matemática se encontraran conceptos como tamaño del telón, ubicación de la pantalla, espacio de trabajo entre ocupantes de la mesa, temperatura adecuada, entre otras.
Sistemas de audio
Siendo un tema extenso para explicar, debido a que el sonido representa un gran porcentaje en el correcto funcionamiento de una sala, trataré de realizar un resumen de conceptos.
Ubicación de altavoces: los altavoces representan la recepción del mensaje auditivo en una sala de reuniones. La ubicación de éstos debe ser un sistema de distribución, cubriendo uniformemente toda el área de público o mesa, monofónico, un solo circuito, a no ser que las condiciones de la sala requieran múltiples circuitos como salas con división o auditorios múltiples. El tipo de altavoz generalmente no incide en el auditorio, pero si tener en cuenta como se ubicaran éstos en el espacio. Por ejemplo, una sala con una longitud en el ancho muy grande no debe utilizar altavoces sobrepuestos en pared.
Sistemas de micrófonos a utilizar: los micrófonos representan la transmisión del mensaje que deseo entregar, una mala selección de micrófonos puede incidir negativamente en la información que se desea suministrar. Lo ideal es poseer una densidad alta de micrófonos sobre el área de público si la sala es utilizada para video conferencias, pero si no posee video conferencia, estos micrófonos se podrían omitir.
Los micrófonos a utilizar y la distribución para estos serán basados en las necesidades del usuario final, una vez tenga la necesidad, revise las hojas de datos del fabricante y asegúrese que el micrófono que va a utilizar si cumple con las expectativas esperadas, de lo contrario va a tener muchos problemas operativos.
Sistema de control: el sistema de control de audio es el medio por el cual se transmitirá el mensaje. Existen muchas filosofías de diseño y cada equipo que se utilizara dependerá básicamente de la aplicación requerida. Para esto se utilizan desde simples consolas análogas, hasta sistemas digitales, cualquiera es válido.
Recuerde que la persona que generalmente opera la sala no tiene formación en sistemas de audio, así que diseñe elementos de fácil manejo. Algo que no recomiendo es utilizar receptores de teatros en casa, ya que estos fueron diseñados para disfrutar cómodamente una película, no para producción efectiva de una reunión.
Sistema de Video
En los sistemas de video se han mantenido vigentes dos tecnologías, una análoga (RGBHV o VGA 15 pines) y la otra Digital (HDMI). Ambas tecnologías para una sala de juntas, por favor diferenciar de contenidos de diversión como hogar o cine, pueden poseer la misma resolución de imagen de trabajo. Es normal utilizar una resolución de 1024x768 pixel para presentaciones corporativas no especializadas. Lo que un diseñador debe tener en cuenta para la ejecución de cualquier sala es:
a. ¿Qué tipo de contenido se va a reproducir?
b. ¿Qué tipo de equipos van a ser los reproductores, por ejemplo, muchos de las estaciones de trabajo robusta no poseen conector VGA, otros no poseen conector HDMI?
c. ¿En dónde se reproducirá el contenido de video, telón o monitor? O ambos?
d. ¿Qué tipo de contenido se va a reproducir?
e. ¿Distancia del cable, afecta directamente en la calidad de la señal? Entre más largo menos calidad. Las señales análogas pueden ser menos propensas a fallas. Si la distancia es muy larga utilizar expansiones de señal para ambos tipos de tecnología.
f. Mantenimiento de cableado, si el cable se daña en repetidas ocasiones, ¿qué es más económico, reemplazar las puntas o cambiar todo el cable?
g. ¿Se requiere transmisión múltiple del contenido en diversas pantallas o monitores? Requiere sistema de comunicación.
Sistemas de Comunicación
Los sistemas de comunicación los podemos definir como los sistemas que transmiten las señales de audio y video a través de una red AV, Ethernet u otra. En estos sistemas podemos incluir matrices digitales de audio y video, transmisores Omneo, Dante o Cobranet, video conferencias o computadores conectados con software gratis de conferencias, teleconferencias entre otros.
Aunque en las nuevas tecnologías los sistemas de control de audio poseen algunas de las características mencionas en comunicaciones, decido separarlas ya que pueden operar independientemente.
¿Cuál sistema de comunicación es mejor? Es la pregunta que la mayoría de los diseñadores se hace. En realidad no conozco sistemas de comunicación buenos o malos, lo he que he podido observar es que hay una mala selección del sistema de comunicación. Una reunión remota puede realizarse si no hay video. Pero si no hay audio, no se pueden transmitir ideas.
Sistema de automatización
Los sistema de automatización o control audiovisual ayudan a una mejor operación de cualquier sala de juntas, ya que su objetivo es poder resumir la mayor cantidad de operaciones en unos pocos pasos. El secreto de la automatización es poder identificar cuáles son las funciones que en realidad trabajan en la sala de juntas y programar el sistema para que haga éstas con un solo clic.
Para lograr ésto, el programador o diseñador debe conocer muy bien los elementos que va a controlar, utilizar el protocolo de comunicación adecuado para cada equipo y plan de operación de la solución.
Si el sistema posee una interface gráfica recomiendo que lean el artículo Interfaces gráficas, diseño para usuarios, publicado en la edición Número 5 de 2013 de esta revista, que también está publicado en www.avilatinoamerica.com en el cual podrán ampliar los conceptos de automatización para salas de juntas.
Como se pudo observar son algunas recomendaciones que he entregado de acuerdo a la experiencia en la ejecución de proyectos. Si posee dudas o recomendaciones, puede contactarme al correo [email protected]. Los invito que tomen los cursos de diseño de Infocomm y estudien las normas ANSI que han desarrollado, son fundamentales para el correcto diseño de salas de juntas.
*Juan Tamayo es ingeniero electrónico, especialista en diseño audiovisual. Puede contactarme al correo [email protected]
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