As modernas salas de conferência para empresas devem ser funcionais e flexíveis imediatamente. Um espaço que promove participação, trabalho em equipe, concentração e criatividade.
Por Max Jaramillo
Internet e acessibilidade a equipamentos que permitiram uma redução de custos, são os dois fatores que marcaram o crescimento da instalação de soluções profissionais de vídeo para salas de conferência em empresas latino-americanas, algo que antes só era possível em grandes empresas.
De grandes instalações para 200 pessoas em uma sala de deliberação de um congresso, ou uma pequena sala para 10 ou 20 pessoas em uma empresa, o denominador comum em ambos os casos são os requisitos de soluções de qualidade, estética, flexível e de fácil uso para qualquer usuário.
Isso é reconhecido por diferentes empresas do setor, como o diretor geral da empresa mexicana Novotech, Federico Freyria, que disse que "as pessoas estão entendendo que as linhas ISDN não são mais tão caras quanto eram antes, graças à internet e à redução do custo dos equipamentos. E também estão vendo os benefícios com as possibilidades de videoconferência e a redução de deslocamentos e viagens. Um sistema de vídeo em uma sala de conferência é algo básico que você deve ter em qualquer empresa."
No mesmo sentido, Montse Romero, da empresa Albiral Display Solutions, distribuidora do fabricante Arthur Holm, que também reconheceu que entidades deliberativas governamentais como senados, parlamentos, congressos, são um importante nicho de mercado porque têm a necessidade de acomodar um grande número de pessoas, e geralmente são projetados para comunicação frontal, direcionados de um púlpito central para um grande público.
"O uso dessas tecnologias em câmaras de discussão, salas de conferência e salas de reunião deve permitir que os políticos tenham uma ampla gama de fontes de informação e múltiplas ferramentas que lhes permitam otimizar sua missão. Por exemplo, dispositivos móveis e acesso à rede em câmeras e salas facilitarão a comunicação contínua e imediata", disse Montse Romero.
Estética e funcionalidade
O crescimento desse segmento de mercado, marcado pelo maior crescimento por parte dos usuários finais dessas soluções, tem influenciado para que as demandas nos projetos sejam cada vez maiores. Portanto, as soluções devem ser adaptadas às necessidades do cliente e da empresa.
"O principal quando você está projetando uma sala de conferência é ser capaz de entender qual é a necessidade do cliente, medindo aspectos como quantas pessoas usarão a instalação ou as desdessussões do espaço e móveis, desta forma o tamanho da tela ou display é determinado, número de câmeras e equipamentos para visualizar e compartilhar documentos", disse Federico Freyria.
Mas não só fala sobre tecnologia e acessibilidade da instalação, como também a parte estética desempenha um papel fundamental, que pode até estar de acordo com a imagem institucional da empresa. Não apenas em relação ao design exterior do equipamento, mas também aspectos como ergonomia e otimização de espaço.
Nesse sentido, Montse Romero comentou: "Nossas soluções respondem a um conceito simples: tecnologia de ponta que ajuda a conexão entre as pessoas e que não representa um obstáculo físico para elas. Assim, as telas são levantadas, retraídas, abertas, fechadas e até giradas 180 graus silenciosamente, remotamente controláveis e com uma estética única e surpreendente. Buscamos espaços inteligentes, sustentáveis e versáteis para serem usados para diferentes usos."
A motorização das soluções de vídeo tem sido uma das novidades que foram apresentadas ao mercado para salas de conferência. Desta forma, você pode ter espaços versáteis e flexíveis à medida que os monitores são instalados em cada uma das posições disponíveis na sala, facilitando soluções para compartilhamento de informações e videoconferência individual.
Tecnologia flexível
Um dos obstáculos que inicialmente teve a instalação e massificação das salas de conferência foi a comunicação entre os sistemas dos diferentes fabricantes. Se o equipamento não era do mesmo fabricante era impossível estabelecer comunicação.
Mas hoje as coisas mudaram. Graças à internet, essas barreiras acabaram. Federico Freyria explicou que "Hoje existem muitas marcas e equipamentos que permitem que os sistemas de vídeo sejam integrados em uma sala de conferências e com o surgimento da internet quase todos são compatíveis através de IP ou outras formas. E, por sua vez, eles podem ser integrados em um sistema de automação completo com os outros sistemas necessários, como áudio, cortinas, entre outros."
E é que em termos de tecnologia no mercado abundam marcas e referências de equipamentos de vídeo. Portanto, a obtenção de uma instalação correta, como em qualquer solução audiovisual, deve partir de um bom projeto que vincule as necessidades do cliente e as condições do espaço onde ele será instalado.
Hoje existem displays de grande formato, telas sensíveis ao toque que chegam a 90 polegadas, mas quando uma sala é muito grande pode precisar de ambos os tipos: a tela elétrica para quando você tem um público completo com o qual você vai compartilhar informações que todos devem ver e entender e uma menor para um público menor.
"As necessidades de comunicação das salas de conferência dependem de cada caso específico; pode incluir discussão, interatividade, votação, tradução simultânea, identificação biométrica, videoconferência, sempre oferecendo aos participantes a oportunidade de se comunicar tanto individualmente quanto para todo o grupo, podendo ser usado tanto para fazer as apresentações mais básicas quanto até mesmo permitir a interação, votação, seleção de diferentes fontes de vídeo, e até mesmo recursos de videoconferência, acrescentou Montse Romero.
Além da videoconferência, algumas salas precisam de reforço de gravação. As possibilidades são tão amplas quanto as necessidades de cada caso específico e a capacidade econômica do cliente permite. As tecnologias de vídeo estão cada vez mais integradas com tecnologias de conferência; eles não são mais duas áreas separadas, mas andam de mãos dadas.
Soluções móveis
Como as empresas nem sempre podem contar com uma experiência dedicada exclusivamente às salas de conferência, existem soluções móveis que permitem ao usuário adaptar um espaço facilmente.
O Diretor Geral da Novotech, explicou que as soluções móveis possuem um carrinho em que a tela é instalada com uma câmera acima e um codificador, e assim tem uma videoconferência disponível em qualquer lugar do escritório. É um dispositivo móvel que converte qualquer sala que tenha uma conexão à internet.
"A maioria das pessoas usa em salas de videoconferência média ou pequena, ou para unidades móveis, TVs comuns em vez de monitores profissionais, que hoje vêm em HD ou Full HD e são até 240 hertz. Isso é feito dependendo do que o cliente quer gastar e suas necessidades. O carrinho móvel é muito fácil de montar e se adaptar para qualquer quarto. Mesmo em espaços pequenos não é necessário anexar alto-falantes ou amplificadores", disse ele.
Para ter em mente
Se você quiser conseguir a instalação de uma sala de conferências bem sucedida, existem vários fatores que devem ser levados em conta. Uma delas é o retorno do investimento, dessa forma o custo deixa de ser o principal fator de decisão, já que com uma solução que pode parecer mais cara do que outras, você pode estar economizando investimentos futuros.
Vários fatores-chave devem ser considerados, a partir do cálculo do ROI, incluindo o impacto na economia de outros recursos (por exemplo no papel), consumo de energia elétrica, facilidade de instalação e serviço técnico para, claro, o estudo correto e meticuloso das necessidades atuais e futuras em termos de funcionalidade.
Além disso, determine as necessidades do usuário, desenhe a infraestrutura e equipamentos necessários e leve em conta sua instalação e serviço subsequente. Da mesma forma, devemos trabalhar em conjunto com arquitetos e designers de interiores para obter uma solução de acordo com as exigências tecnológicas e estéticas.
Montse Romero concluiu que "os espaços de encontro devem promover a interação entre as pessoas, bem como incentivar momentos privados de reflexão. Devem ser espaços multiuso, cuja funcionalidade pode ser alterada imediatamente e deve ser equipada com a mais recente tecnologia em comunicação."
