O que as empresas podem fazer para garantir que seus funcionários possam manter contato com seus colegas e trabalhar eficientemente com equipes remotas em todo o mundo?
Por David Román
Uma forte estratégia de comunicação unificada é essencial para que os trabalhadores permaneçam produtivos e colaborem naturalmente com seus colegas em todo o mundo. Um sistema de conferência bem projetado e devidamente instalado garantirá que as equipes possam colaborar efetivamente e tomar decisões vitais para os negócios, mesmo que não estejam na mesma sala, país ou continente, pois suas ideias podem ser ouvidas, discutidas e expandidas de forma confortável e eficaz, não importa onde estejam.
Importância do Áudio da Conferência
Ao planejar sua estratégia de comunicação unificada, é importante lembrar que, embora o vídeo da conferência possa ser o primeiro elemento que vem à mente, o áudio é fundamental. Embora seja benéfico ver seus colegas participando da reunião para criar relacionamento, seguir a linguagem corporal e desenvolver relacionamentos, se você não puder ouvir seus colegas, ou constantemente tiver que pedir que as informações sejam repetidas devido à baixa qualidade da conexão, logo todos os participantes se sentirão cansados, frustrados e o encontro será menos produtivo.
Também vale a pena notar que a má qualidade do som é muitas vezes a maior causa de reclamações entre as pessoas que usam sistemas de conferência AV. Além de simplesmente não ser capaz de ouvir quando você está do outro lado de uma chamada, há também problemas de ruídos de fundo que impedem você de entender o que está sendo dito, conversas cruzadas, porque as pessoas não podem ser vistas ou ouvidas corretamente, e as vozes de pessoas que falam mais baixo ou que estão mais longe do microfone não são claramente capturadas.
Quando você investe em um sistema que fornece som claro, uniforme e altamente inteligível, é possível manter as comunicações internas, não importa qual seja a situação externa e os trabalhadores remotos sejam tão produtivos quanto se estivessem presentes no escritório. Não só isso, mas adiciona um nível de profissionalismo ao realizar reuniões com clientes externos que simplesmente não podem ser alcançadas ao usar aplicativos de chamada de vídeo móveis.
Além disso, você deve garantir que seu sistema tenha sido configurado corretamente para a sala e que os microfones e alto-falantes estejam devidamente posicionados. Um sistema de conferência AV deve causar a sensação de que todos os participantes estão na mesma sala, não importa onde estejam; só então será realmente eficaz. Para resolver essa necessidade, a Shure possui soluções como o Ecossistema Microflex e o Ecossistema de Troncos que combinam uma variedade de produtos para todos os tipos de salas.
Considere a facilidade de uso
A aceitação pelos usuários é outro aspecto que não deve ser negligenciado; as pessoas precisam saber que podem confiar no sistema e se sentir confortáveis em usá-lo. Por exemplo, muitas pessoas não gostam de um sistema de vídeo onde podem se ver na tela, nem gostam da sensação antinatural de ter que falar alto em um microfone central; quanto mais intuitiva e natural a experiência, seja colocando um microfone discreto ou com opções multi-tela, maior será a participação e maior o valor do investimento.
Se o sistema escolhido for confiável, fácil de usar e uma ferramenta de economia de tempo, os funcionários são mais propensos a aceitá-lo rapidamente do que se sentir autoconsciente em usá-lo. Todos nós experimentamos a situação de ter entrado em uma sala de conferência e tentar iniciar uma chamada e que a tecnologia falha conosco. Em uma reunião interna, isso é frustrante e uma perda de tempo, e para uma reunião com os clientes, não é profissional e cria uma triste primeira impressão. Os funcionários precisam de equipamentos em quem possam confiar. Se tiverem dificuldade em conversar com seus colegas ou captar informações, sentirão-se isolados ou incapazes de executar as tarefas pretendidas. Não só isso, mas oferecer trabalho flexível e estar ciente da situação de uma pessoa pode fazer com que os funcionários se sintam mais valorizados, o que aumenta a lealdade à empresa e, portanto, as taxas de retenção, criando um benefício óbvio para o negócio.
Embora os celulares ainda mantenham seu lugar nos negócios, uma estratégia de comunicação unificada robusta e abrangente beneficiará sua empresa de várias maneiras, garantindo que você possa manter a produtividade e a comunicação, ajudando você a reter funcionários, oferecer flexibilidade e agilidade à força de trabalho que exige cada vez mais novas formas de trabalho, e permitindo que a empresa se adapte mais rapidamente a eventos externos. Os trabalhadores remotos poderão acessar a mesma funcionalidade que seus colegas de escritório, sem o incômodo de tentar se realocar durante a atividade de trabalho e, crucialmente, a continuidade dos negócios será mantida evitando ser afetada por qualquer evento inesperado.
Projeção futura
A pandemia trouxe uma série de mudanças na forma como trabalhamos e na forma como nos comunicamos. Muitas dessas mudanças não só vão continuar, mas elas vão continuar a sofrer mutações. É por isso que é mais importante do que nunca investir em uma estratégia de comunicação unificada que inclua uma projeção futura, olhando além de uma simples chamada da UC. O investimento deve acompanhar a qualidade do áudio, vídeo e segurança, mas também deve ser orientado para comunicações multiplataformas. Esses elementos devem ser acoplado a plataformas que permitem que os sistemas cresçam ao longo do tempo, se adaptem, integrem/troquem/transformem e sejam fáceis de instalar, manter e controlar pelos usuários e pela equipe de suporte.
Hoje, já temos soluções que nos permitem trabalhar com um esquema de funcionalidade tipo "Multi-Audio Zone", em que o hardware não está vinculado a tantos cabos, os sistemas estão abertos a qualquer plataforma sob demanda, os componentes podem ser integráveis e não estáticos (ou seja, ter 5 soundbars integrados e em um momento dividi-los a vários pontos finais fixos), em que as soluções BYOD (Traga seu próprio dispositivo) podem ser integradas e o hardware é praticamente "plug and play". Você pode imaginar um sistema do futuro com essa versatilidade? Bem, já existe em Shure.
*David Román é diretor de vendas da Shure Latin America. Você pode contatá-lo através de [email protected]
