Quando uma locadora consegue otimizar seus processos internos para atender os clientes, torna-se mais competitiva, permite investir em novas tecnologias e equipamentos e contratar mais funcionários, em um mercado que está se tornando os Jogos Vorazes.
Juan Tamayo*
Embora eu seja engenheiro em projetos de instalação e designer de sistemas audiovisuais, nos últimos anos venho trabalhando lado a lado com muitas empresas que realizam eventos ao vivo na América Latina e descobri que aquelas que têm menos problemas logísticos são aquelas que definiram muito claramente os papéis de cada pessoa no processo de instalação, configuração, execução e desmantelamento de cada evento.
Mas aqueles que têm o pessoal que faz tudo, são os que geralmente têm mais problemas porque canalizam todas as informações e fluxo de trabalho através deles. Claro, há eventos onde uma pessoa ou um grupo de pessoas deve fazer tudo, por exemplo, algumas corporações que instalam um projetor, um par de microfones e um par de alto-falantes, eles não enviarão uma equipe de 10 pessoas para realizar este trabalho.
Nas locadoras encontramos 3 grandes equipamentos: áudio, vídeo e iluminação. Agora, se as tecnologias convergem para redes de telecomunicações como o IP, por que não ter uma equipe de pessoas de TI?
Acredito que não devemos descrever cada equipe e as funções que ele desempenha, porque seu nome diz tão claramente. A atividade mais importante de cada equipe que considero deve ser a comunicação, que é canalizada através da produção do evento, que organizará cada tempo de execução de cada atividade para não ter tempo de inatividade ou tempo de espera. A produção pode ser de propriedade da locadora ou através de terceiros, pois em grandes eventos pode haver mais de um prestador de serviços.
Um bom evento sempre vai bem do planejamento. Fazendo a analogia dos projetos, se eu tiver um diagrama de Grant, ou um fluxo de atividades, eu sei com antecedência quais elementos e atividades eu vou precisar antes de executar o projeto. O mesmo vale para eventos ao vivo. Uma vez aprovado o contra rider (o piloto é o documento técnico que especifica o evento, contra rider é a proposta da locadora) cada equipe deve começar a planejar e programar quais elementos precisa enviar para o local do evento.
Se você tiver que realizar uma programação, roteamento ou fluxo de sinais, você deve executá-los a partir do armazém da empresa para otimizar o tempo de montagem do sistema e ter mais tempo para testes e liquidar menos tempo de horas de trabalho por homem, e lembre-se que as horas noturnas são as mais caras. Um exemplo claro, que surpreendeu muitos de nós, foi a montagem de Madonna em sua turnê pela América Latina há alguns anos, a produtora tinha tudo tão bem organizado, que os elementos que deixaram o contêiner ou caminhão foram imediatamente instalados e não sobraram peças.
Alcançar esse nível de organização não é fácil, e requer muito tempo e paciência, como nas empresas corporativas, é necessário treinar funcionários e quebrar paradigmas operacionais, se livrar de atividades e confiar que outro pode fazer um trabalho bem feito.
Ao executar esses tipos de atividades, a empresa começa a otimizar custos operacionais (você já viu a teoria da otimização do nível de lucro e do processamento de sinais?). Quando você consegue isso, seus custos operacionais devem começar a cair, permitindo várias situações: Torna-se mais competitivo em um mercado que está se tornando os Jogos Vorazes, investindo em novas tecnologias e equipamentos, permite que você contrate mais funcionários.
O investimento e o controle das despesas é uma questão que prejudica muito as locadoras, pois ao "melhorar custos" adquirem elementos de qualidade não tão boa. Alguns exemplos comuns são:
Cabo de microfone: A diferença nos preços dos cabos vai em dois fatores basicamente. A primeira delas é na capacidade de proteger o sinal contra ruídos por indução eletromagnética (ao nível de proteção pela jaqueta de cobre) e a segunda na capacidade de suportar trabalho pesado. A diferença linear de medidor desses cabos pode ser entre 25 e 50 centavos de dólar, não é muito considerando os problemas que serão salvos
Conectores: O uso de conectores baratos pode prejudicar o funcionamento do evento como tal. Um conector que fratura, que está danificado, pode fazer com que um sinal não chegue ao seu destino corretamente. Encontrar um ruído no meio de um evento pode ser prejudicial.
O exemplo mais comum nas compras é a compra de novas tecnologias que estão sendo desenvolvidas. Muitas startups optam por ter o mais recente lançamento do produto, tudo por ser reconhecido e possuir um status de aquisição de produtos. Mas quantos desses produtos tiveram que ser devolvidos porque têm erros de firmware, erros de design ou simplesmente não funcionaram? O pior de tudo, eles são tomados como pagamento por novos equipamentos, mas com um custo menor devido à depreciação.
Meu conselho, não como empreendedor no mundo da renda, mas como projetista de projetos, é que antes de comprar tecnologia para melhorar o funcionamento da sua empresa, realize com sua equipe financeira um custo e retorno na análise de investimento de todos os equipamentos que você precisa, para que você saiba o quanto esperar para recuperar o investimento monetário.
Um custo que geralmente não é falado, mais por ignorância do que desejo de falar sobre isso, são aqueles associados ao desempenho do pessoal ao executar uma determinada tarefa. Muitas empresas optam por turnos duplos, mesmo dias de trabalho seguidos com poucas horas de sono e dormindo basicamente onde podem.
Dependendo de cada país há uma legislação de descanso, mas não vamos levá-la para o lado legal, vamos falar sobre a prática, como eu exijo concentração de uma pessoa que não dorme há 3 dias, não é possível conseguir isso. O mesmo vale para a alimentação, a má alimentação gera problemas na execução dos eventos. Meu conselho é que dentro de sua equipe inclua um orientador sobre riscos à saúde ou ao trabalho para ajudá-lo a projetar atividades nas quais você pode dar-lhes descanso e alimentos necessários para executar as tarefas dadas dentro da empresa de aluguel.
Como você pode ver neste artigo, o convite é começar a observar sua empresa de renda como uma instituição em crescimento, analisar o controle de despesas, otimizá-las para poder investir melhor o seu dinheiro. Não falo como experiência na área, falo do ponto de vista do executor do projeto, a locadora é um projeto onde muitos acreditam, começando por seus colaboradores.
*Juan Tamayo é Engenheiro de Aplicação da Audio-Technica para a América Latina (www.audio-technica.com) e atua no mundo dos sistemas audiovisuais há mais de 10 anos atuando como designer, controlador, instalador, consultor e educador. Se você tiver dúvidas ou comentários, você pode fazê-lo através do e-mail [email protected]
