Salas de reunião ou salas de reuniões, mesmo pequenos auditórios, são muito importantes para qualquer empresa, pois podem ser um fator indireto na tomada de decisões.
Por Juan Tamayo*
Salas de reunião ou salas de reuniões, mesmo pequenos auditórios, são muito importantes para qualquer empresa, pois podem ser um fator indireto na tomada de decisões. O conforto gerado pelo espaço destinado a negócios, criação ou fechamento de convênios, afetará a produção ou renda da empresa. Então, como designer de sistemas audiovisuais, compartilho o convite para que eles tirem as melhores decisões de design e, como sempre, com base nas necessidades do cliente, não na venda do produto.
Para o projeto das salas de reuniões há muita documentação, pois eles podem ter muitos subsistemas, que incluem áudio, vídeo, iluminação, temperatura, comunicações, entre outros. Este artigo pode fornecer algumas recomendações baseadas na experiência de implementação de projetos desse tipo e nos estudos realizados principalmente com a InfoComm.
Zoneamento
Como designer, a primeira coisa é definir os espaços da sala. Um convencional tem três espaços diferentes: Área de apresentação ou apresentação (localização de cortinas ou monitores); área pública (localização da tabela); e, a área técnica mais importante, onde os elementos estarão localizados.
É importante definir os espaços e respeitar a ergonomia baseada na matemática audiovisual. Este conceito informa ao designer quais são as medidas necessárias e necessárias para que cada indivíduo que esteja sentado à mesa, possa se sentir confortável e agradável durante toda a apresentação. Nesta matemática você encontrará conceitos como tamanho da cortina, localização da tela, espaço de trabalho entre os ocupantes da mesa, temperatura adequada, entre outros.
Sistemas de áudio
Sendo um tema extenso para explicar, pois o som representa uma grande porcentagem no bom funcionamento de uma sala, vou tentar fazer um resumo dos conceitos.
Localização do orador: Os alto-falantes representam a recepção da mensagem auditiva em uma sala de reunião. A localização destes deve ser um sistema de distribuição, cobrindo uniformemente toda a área ou mesa pública, monofônico, um único circuito, a menos que as condições da sala exijam múltiplos circuitos, como salas com divisão ou vários auditórios. O tipo de alto-falante geralmente não afeta o auditório, mas leva em conta como eles estão localizados no espaço. Por exemplo, uma sala com um comprimento muito grande na largura não deve usar alto-falantes sobrepostos na parede.
Sistemas de microfone para usar: microfones representam a transmissão da mensagem que quero entregar, uma seleção ruim de microfones pode afetar negativamente as informações que você deseja fornecer. O ideal é ter uma alta densidade de microfones sobre a área pública se a sala for usada para videoconferências, mas se não tiver videoconferência, esses microfones podem ser omitidos.
Os microfones a serem usados e a distribuição para estes serão baseados nas necessidades do usuário final, uma vez que você tenha a necessidade, verifique as folhas de dados do fabricante e certifique-se de que o microfone que você vai usar se atender às expectativas esperadas, caso contrário você terá muitos problemas operacionais.
Sistema de controle: O sistema de controle de áudio é o meio pelo qual a mensagem será transmitida. Existem muitas filosofias de design e cada equipamento que será usado dependerá basicamente da aplicação necessária. Para isso, são usados desde consoles analógicos simples, até sistemas digitais, o que for válido.
Lembre-se que a pessoa que geralmente opera a sala não tem treinamento em sistemas de áudio, então projete elementos fáceis de usar. Algo que eu não recomendo é usar receptores de home theater, pois estes foram projetados para desfrutar confortavelmente de um filme, não para uma produção eficaz de uma reunião.
Sistema de vídeo
Nos sistemas de vídeo, duas tecnologias permaneceram em vigor, uma analógica (RGBHV ou VGA 15 pinos) e outra Digital (HDMI). Ambas as tecnologias para uma sala de reuniões, por favor, diferenciem de conteúdos divertidos, como casa ou cinema, podem possuir a mesma resolução de imagem de trabalho. É normal usar uma resolução de 1024x768 pixels para apresentações corporativas não especializadas. O que um designer deve ter em mente para a execução de qualquer quarto é:
a. Que tipo de conteúdo será jogado?
b. Que tipo de equipamento os jogadores serão, por exemplo, muitas das estações de trabalho robustas não têm um conector VGA, outros não têm um conector HDMI?
c. Onde será reproduzido o conteúdo de vídeo, cortina ou monitor? Ou ambos?
d. Que tipo de conteúdo será reproduzido?
e. A distância do cabo afeta diretamente a qualidade do sinal? Quanto mais tempo menos qualidade. Sinais analógicos podem ser menos propensos à falha. Se a distância for de longo uso, as expansões de sinal para ambos os tipos de tecnologia.
f. Manutenção da fiação, se o cabo estiver repetidamente danificado, o que é mais econômico, substituir as pontas ou trocar todo o cabo?
g. O fluxo múltiplo de conteúdo é necessário em várias telas ou monitores? Requer sistema de comunicação.
Sistemas de Comunicação
Os sistemas de comunicação podem ser definidos como sistemas que transmitem sinais de áudio e vídeo através de uma AV, Ethernet ou outra rede. Nesses sistemas podemos incluir matrizes digitais de áudio e vídeo, transmissores Omneo, Dante ou Cobranet, videoconferências ou computadores conectados com software de conferência livre, teleconferências entre outros.
Embora em novas tecnologias os sistemas de controle de áudio tenham algumas das características mencionadas nas comunicações, eu decido separá-los, pois eles podem operar de forma independente.
Qual sistema de comunicação é melhor? É a pergunta que a maioria dos designers se fazem. Eu realmente não sei bons ou maus sistemas de comunicação, o que eu tenho sido capaz de observar é que há uma má seleção do sistema de comunicação. Uma reunião remota pode ocorrer se não houver vídeo. Mas se não houver áudio, nenhuma ideia pode ser transmitida.
Sistema de automação
O sistema de automação ou controle audiovisual ajuda a uma melhor operação de qualquer diretoria, já que seu objetivo é ser capaz de resumir o maior número de operações em poucas etapas. O segredo da automação é ser capaz de identificar quais funções realmente funcionam na sala de reuniões e programar o sistema para fazê-las com um único clique.
Para isso, o programador ou designer deve conhecer muito bem os elementos que irão controlar, usar o protocolo de comunicação adequado para cada equipamento e plano de operação da solução.
Se o sistema tem uma interface gráfica recomendo que você leia o artigo Interfaces gráficas, design para usuários, publicado na edição número 5 de 2013 desta revista, que também é publicado em www.avilatinoamerica.com em que você pode expandir os conceitos de automação para salas de reuniões.
Como você pode ver, existem algumas recomendações que eu entreguei de acordo com a minha experiência na execução de projetos. Se você tiver dúvidas ou recomendações, você pode entrar em contato comigo em [email protected]. Convido você a fazer os cursos de design da Infocomm e estudar os padrões da ANSI que você desenvolveu, eles são fundamentais para o design correto das salas de reuniões.
*Juan Tamayo é engenheiro eletrônico, especializado em design audiovisual. Você pode entrar em contato comigo em [email protected]
