Para lograr un evento sin inconvenientes, se deben tener en cuenta aspectos como la planeación, calidad técnica de los equipos y personal involucrado, asesoría, planes de contingencia, capacidad de respuesta y hablar el mismo idioma con el cliente.
Richard Santa
No es tarea fácil organizar un evento que incluya más de 900 presentaciones, 11 salas funcionando en paralelo, que comience cada día con el salón plenario para 1.200 personas y luego separarlo en un intervalo muy corto en dos salones para, al final del día, volver a funcionar en modo plenario.
Ese fue el reto asumido por la compañía de rental chilena RLASAV, que organizó el XXII Congreso Mundial de Neurología en Santiago de Chile, el cual requirió la implementación de audio, proyección HD, iluminación, y networking, para recibir a 3.500 participantes de 120 países diferentes durante seis días.
Hernán Godoy, gerente de negocio corporativo e innovación de RLASAV, explicó a AVI LATINOAMÉRICA que el Congreso se realizó en el Centro de Eventos Casa Piedra, utilizando el 100% de su capacidad. Un equipo multidisciplinario compuesto por 26 técnicos expertos en audio, proyección, iluminación y networking, conformó el staff técnico que participó de este proyecto.
“El cliente tenía en mente un montaje más simple, con buena tecnología, pero no tan avanzada como la que proponíamos. Sin embargo, luego de conversarlo y plantear nuestra propuesta, estuvieron de acuerdo y confiaron en nuestra experiencia”, comentó.
Video para detalles mínimos
La calidad de la imagen resultaba ser fundamental para el correcto funcionamiento del Congreso de Neurología, el nivel de detalle de las imágenes así lo requería. Por ello, la decisión del cableado y distribución de señales pasó a ser un tema neurálgico, tomando en consideración que debían elegir un sistema confiable y menos susceptible a ser “contaminado” por señales parásitas.
“De este modo se optó por realizar el cableado a través de la tecnología HDBaseT, disponible en la gama de proyectores Epson utilizados; extender de señal a través de cables CAT6, conversores, distribuidores, escaladores y switch de video HDMI. De esta manera la cadena de conexiones para la proyección en las distintas salas fue 100% digital y en alta definición”, agregó.
De las 11 salas con que cuenta en Centro de Eventos Casa Piedra, la sala mayor dispuesta para las conferencias plenarias debía tener la capacidad de dividirse en dos salas, en un tiempo limitado. Para lograr este requerimiento, fue fundamental realizar una correcta planificación de distribución de señales, de manera que los cambios en los sistemas fueran mínimos al momento de la separación de salones, y que además estos cambios no significaran conectar y desconectar equipos, ya que aumentarían las probabilidades de errores y fallas.
Amplificación de las presentaciones
En cuanto a los sistemas de audio utilizados, optaron por los sistemas de audio L1 II de Bose, equipamiento que resulta adecuado para este tipo de eventos, debido a la capacidad que tienen para llenar los espacios de manera homogénea y la claridad que entregan principalmente en la amplificación de la voz.
En el mismo ámbito, la microfonía inalámbrica utilizada fue la línea QLXD de Shure. Debido a la gran cantidad de salas implementadas, y por ende la gran cantidad de micrófonos utilizados en cada sala, esta gama de micrófonos es la que entrega mejores resultados a nivel de calidad de transmisión de señal, ya que es menos susceptible al barrido de señales.
Destacó Hernán Godoy que “Una sala de Speaker Room controlaba cada una de las 900 presentaciones que se llevaron a cabo. La implementación completa de los sistemas estuvo a cargo de RLASAV. Durante un día se trabajó en el montaje y cableado de todos los salones”.
Sistemas integrados
El montaje para los seis días del Congreso de Neurología se complementó con un sistema de networking para el cual se creó una red interna en todo el centro de conferencias, con la capacidad de cargar desde esta sala las presentaciones en cada una de las salas de charlas. En dicha sala cada expositor tenía la posibilidad de revisar sus presentaciones y a través de los asistentes de RLASAV realizar la transferencia.
“Teníamos un desafío muy interesante por el tamaño del evento y 11 salas funcionando en paralelo. La división del salón plenario en un intervalo muy corto era una maniobra compleja dado lo apretado de los tiempos, pero que pudimos manejar sin inconvenientes ya que las conferencias tenían tiempos definidos, para poder cumplir la agenda. Todo estaba respaldado y con un cuidado plan de contingencia, con salas de rebalse en el caso que el público fuera más de lo pronosticado, planes que con solo un botón se activaban. Una matriz perfecta de todo el centro de convenciones”, destacó Hernán Godoy.
Los equipos utilizados durante los días del evento fueron:
Proyección
- Proyectores Epson GT6770 (6000 ansilúmenes)
- Matriz HD BaseT Kramer
- Distribuidores HDMI Krammer
- Extender HDMI Krammer
- Escaler TV One de Coriomaster
Audio:
- Sistemas de audio Bose L1 II
- Consolas de audio digital Behringer X32
- Microfonía inalámbrica Shure modelo QLXD
Iluminación:
El salón principal se implementó con iluminación de escenario y decorativa consistente en:
- 12 Fresneles de 1kw
- 6 Robotizados de 675W
12 Optipares 8W
Los Salones de charlas se implementaron principalmente con iluminación de escenario compuestos por 2 Fresneles de 1KW cada una.
“La decisión de utilizar este tipo de equipamiento y marcas, se basó principalmente en las buenas experiencias obtenidas en cientos de eventos pasados. Tanto el cliente como el staff de RLASAV estuvieron de acuerdo en el equipamiento a utilizar. Realmente formamos un buen equipo entre el cliente y los técnicos que favoreció los excelentes resultados del evento”, acotó.
Una semana sin inconvenientes
Al final de la semana del congreso, tanto el cliente como la empresa de rental pudieron dar un parte positivo. Afortunadamente no se presentaron inconvenientes, ni en la implementación ni en la ejecución del proyecto.
El representante de RLASAV destacó que en este caso, el cliente tenía un equipo de trabajo muy ordenado, estructurado y con muchos conocimientos técnicos, lo cual facilitó la planificación. Además, al estar preparados con planes de acción en caso de presentarse dificultades técnicas, se minimizan al máximo los imprevistos.
“Contar con personal realmente profesional, ingenieros en sonido, ingenieros industriales, civiles, técnicos audiovisuales, personal bilingüe, facilitó en gran medida la posibilidad de hablar “el mismo idioma” con el cliente. Como proveedores locales, conocemos muy bien el Centro de Eventos Casa Piedra, ésto agilizó los tiempos de montaje y nos permitió entregar un nivel de asesoría mayor, más detallada, y planificar más eficientemente los planes de contingencia”.
Por último, destacó el directivo de RLASAV que “con orgullo afirmamos que la tecnología que usamos en este Congreso es la más avanzada que se puede encontrar en Latinoamérica. Estamos altamente capacitados para operarla, y trabajamos bajo estándares de InfoComm cumpliendo con las directrices internacionales necesarias para implementar Congresos de esta envergadura”.
