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Videoconferencias en 25 simples pasos

videoconferenciaEn caso de tener una webcam externa, procure usarla. La razón es que generalmente tienen mejor calidad de video que las que tienen la mayoría de los computadores de fábrica.

Juan Pablo Morales

La nueva convivencia de trabajo, estudio y casa nos ha dejado enormes lecciones y aprendizajes, muchas personas han tenido que aprender a ingresar a su banco virtualmente, a hacer pagos por internet, a asistir a sus hijos durante las clases en línea y la gran mayoría de personas hemos tenido que entender el funcionamiento de plataformas como Webex, Zoom, Meet y Skype. Pero no solo cómo ingresar a ellas y aprender a controlarlas, sino a darles un uso correcto.

Hemos visto bastantes ejemplos de populares presentadores de televisión interrumpidos por sus hijos o familias durante sus apariciones en vivo, congresistas diciendo malas palabras con el micrófono abierto, y personas que por descuido han dejado ver el color de su pantalón de pijama en medio de una reunión empresarial.

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He tenido la oportunidad de liderar la producción de numerosas reuniones empresariales, seminarios y eventos realizados a través de plataformas de videoconferencia. Algunas de estas actividades se han hecho de manera privada y otras abiertas al público y transmitidas a través de redes sociales. El común denominador ha sido la estrecha relación que tiene una cuidadosa preparación, la realización de pruebas y el compromiso con ensayos de parte de todos, con el resultado exitoso de cada actividad.

Me sorprendió gratamente hace pocos días, el resultado de una reunión de un ministerio colombiano, que emitió una rendición de cuentas efectuada a través de Zoom, con una maravillosa producción y con la participación de más de treinta funcionarios de instituciones adscritas, en donde, gracias a las pruebas, a la coordinación y el compromiso de todo el equipo técnico y de comunicaciones, el evento transcurrió con toda la normalidad y sincronización, que parecía que hubiese sido grabado y editado previamente.

Para facilitar el buen desempeño de cualquier reunión virtual o semipresencial, hemos hecho esta lista de 25 tips sencillos para el uso de herramientas de videoconferencia, producto de nuestra experiencia y basados en cinco ejes: Tecnología, Audio, Video Logística y Comunicación. Si las ponemos en práctica nos evitarán algunos dolores de cabeza, salidas en falso y garantizarán que nuestros secretos queden bien guardados.

La tecnología
1. Asegúrese de estar conectado a la energía o, en su defecto, que sus dispositivos tengan la carga suficiente para la duración de su reunión. No hay nada más confuso que desaparecer súbitamente de un lugar. Reconectarse le tomaría cinco minutos en el mejor de los casos, tiempo suficiente para perder el hilo de su reunión.
2. Procure atender sus reuniones conectado por cable a su red local. La estabilidad de la señal y su audio siempre estará mejor si su conexión es directa. En algunas oportunidades nos solemos alejar de la cobertura del wifi ocasionando pérdida de paquetes de datos, razón por la cual el video comienza a ir a saltos, reduciendo la calidad e incluso haciendo inaudible su audio. En caso de tener que hacerlo por wifi, procure estar cerca de su router y haga pruebas con anterioridad. Evite moverse para que su dispositivo no tenga que estar cambiando de red continuamente.
3. Evite, en lo posible, que otras personas de su hogar estén usando la red durante sus reuniones, sobretodo en actividades de entretenimiento y consumo de video que de pronto puedan esperar para más tarde.

El audio
4. En lo posible, utilice audífonos con micrófono incorporado en sus reuniones, de manera que eliminen el audio de ambiente. Los de los móviles a veces funcionan muy bien y le permiten mantenerse alejado lo suficiente del computador y la cámara, para acomodarse en un buen plano.
5. Evite tener activas aplicaciones o tabs en sus navegadores que tengan notificaciones auditivas, videos en reproducción y publicidad. Estas alarmas y audios suelen mezclarse dentro de la videoconferencia de manera súbita, interrumpiendo y distrayendo el curso de la reunión.
6. De manera obsesiva, revise su micrófono y manténgalo apagado mientras no este hablando. Igualmente, revíselo siempre antes de hablar. Evitemos que nos tengan que avisar que lo prendamos.
7. En caso de estar participando en una actividad de videoconferencia, que además está siendo retransmitida vía streaming, recuerde tener apagado el audio de la transmisión y concentrarse en la videoconferencia. La transmisión generalmente tiene varios segundos de latencia, y esto se presta para confusiones en el momento de intervenir.
8. Procure atender sus reuniones en un lugar cerrado y ajenos a interrupciones. Avise en casa de manera que no lo sorprendan ruidos, gritos o llantos inesperados.

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El video
9. En caso de tener una webcam externa, procure usarla. La razón es que generalmente tienen mejor calidad de video que las que tienen integrada de fábrica la mayoría de los computadores.
10. Evite lugares con mucha sobrecarga de objetos a su alrededor. Un fondo de un solo color o una pared pueden funcionar muy bien. Esto minimiza los factores de desconcentración de la audiencia y lo mantiene mejor conectado con el mensaje y los objetivos de cada actividad.
11. Procure mantener la cámara a la altura de sus ojos y con la cabeza centrada en la parte superior de su plano. Si queda muy cerca a la cámara, las personas verán su cara muy de cerca. Lo mejor es tener un plano medio corto, de la mitad del torso hacia la cabeza.
12. Ubíquese en un lugar con buena iluminación. La luz de frente es la mejor amiga de la cámara. Quedar a contraluz hace que la atención se pierda. La cara y las expresiones se podrían oscurecer a tal punto que no se ven.
13. Evite el paso inadvertido de personas por detrás suyo. Recuerde siempre avisar en casa, no solo por los ruidos, sino por mantenerse concentrado y solo durante la reunión. En caso de que su hijo o hija aparezcan, actúe con naturalidad, excúsese, resuelva la situación y regrese. Nunca los regañe, son cosas que pueden pasar en esta normalidad, pero actuar sin control es muy inapropiado.
14. Durante sus intervenciones mantenga su mirada directamente a la cámara. Esto transmite empatía y seguridad. Cuando no esté hablando evite distraerse con su teléfono, con otros computadores o con otras tareas. Esto es señal de respeto por los demás.
15. Procure mantener su cámara encendida durante cada evento. Es símbolo de transparencia y respeto. Alguien me decía hace poco que ingresar a una videoconferencia con la cámara apagada, equivale a entrar a una reunión y hacerse debajo de la mesa.
16. Procure usar atuendos de un solo color y que resalten su cara. Los estampados son muy distractores y se pierde la atención de los asistentes e interlocutores.

La logística
17. Si debe compartir material, ensaye su participación antes de cada reunión. Asegúrese de conocer cómo compartir su pantalla y preferiblemente envíe anticipadamente al organizador una copia de su material de apoyo. Esto le puede ser de ayuda en caso de que tenga algún problema técnico durante su participación.
18. Si va a grabar la reunión o a retransmitirla, asegúrese de avisarle a todos los presentes de estar haciéndolo. Es señal de respeto por la intimidad y privacidad de todos.
19. Procure llegar con anticipación a cada reunión para probar cada detalle y asegurarse de que todo esté correctamente preparado.
20. Nunca comparta con terceros las direcciones de sus reuniones. Esto puede evitar que personas desconocidas se agreguen a la reunión.
21. Al organizar una reunión o un evento, tómese el tiempo de preparar a los asistentes, enviarles unas instrucciones claras y preferiblemente, reunirlos con anticipación para verificar todos estos aspectos técnicos.
22. Haga pruebas previamente de su audio, video, iluminación y ayudas visuales, prepare sus reuniones y presentaciones con anticipación.

La comunicación
23. Procure establecer la conferencia con su nombre y eventualmente su cargo, de manera que su título o crédito le aparezca correctamente a todas las personas.
24. Sonría, llame a la gente por su nombre, sea breve en sus intervenciones y escuche. La empatía siempre sería la mejor manera de mantener una conexión con su audiencia.
25. Si hace capturas de pantalla de la reunión, procure avisar y pedir permiso a los asistentes si desea publicarla en sus redes.

Checklist para vieoconferencias

- Carga del dispositivo/Conexión a fuente de energía.
- Conexión a internet por red
- Solicitar en casa la desconexión de la red, la minimización de rudos y la privacidad durante la reunión
- Pruebas de internet
- Audífonos y micrófono incorporado
- Cierre de aplicaciones y navegadores. Desactivas notificaciones
- Encendido y apagado de micrófono
- Reproducción de streaming alterno sin audio
- Pruebas de audio
- Chequeo de cámara /webcam
- Orden en el ambiente y en el plano de la cámara
- Cámara a la altura de los ojos
- Distancia con la cámara para lograr un plano medio corto
- Iluminación de frente y adecuada
- Mirada a la cámara y despojar el entorno de distracciones
- Encendido y apagado de cámara
- Ropa adecuada para la reunión
- Pruebas de Audio
- Revisión del material para compartir. Pruebas de compartir pantalla
- Avisar si se va a grabar
- Link de la reunión. Funcionamiento y privacidad
- Preparación de los asistentes y colegas
- Etiqueta con nombre y cargo
- Empatía

*Juan Pablo Morales Sarmiento es CEO y Co-fundador de Nuevos Medios Entertainment. Puede contactarlo a través de su cuenta en Twitter @JuanPMoralesS

 

Richard Santa, RAVT
Author: Richard Santa, RAVT
Editor
Periodista de la Universidad de Antioquia (2010), con experiencia en temas sobre tecnología y economía. Editor de las revistas TVyVideo+Radio y AVI Latinoamérica. Coordinador académico de TecnoTelevisión&Radio.

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