A primeira coisa a fazer é escrever um documento com as necessidades e objetivos do projeto audiovisual, existem muitos métodos para fazer isso.
Juan Tamayo*
Sou engenheiro eletrônico, durante minha carreira me preparei para trabalhar na indústria (controle aplicado para processos automatizados) e por uma volta ou acidente de vida cheguei a um museu interativo e depois a uma empresa de distribuição de produtos e instalação de projetos audiovisuais. Foram mais de 16 anos de experiência no desenvolvimento de projetos e agora trabalhando como consultor em processos e projetos tanto para empresas que fabricam produtos e/ou canais de distribuição, quanto processos na América Latina para clientes finais e/ou empresas de instalação na Colômbia, Peru e Costa Rica.
Essa pequena introdução faço para apresentar um suporte sobre minha experiência no assunto, considerando que quero apoiar aqueles que desenvolvem projetos sendo uma empresa de instalação ou o representante do cliente que está no comando do projeto. Em seguida, entregarei uma pequena lista de recursos que um projeto deve ter que ser lucrativo. Mas tenha muito cuidado, isso não é tão fácil e requer muito trabalho interno das organizações para alcançar os objetivos desejados.
Documente seu projeto e é importante ter um registro de todo o desenvolvimento do seu projeto. Em nosso universo audiovisual acreditamos que o primeiro documento que o cliente vê é a citação, e nós acostumamos a pessoa que compra o projeto que o mais importante é o valor em dinheiro refletido no final do documento como global, e é aí que os problemas começam.
De acordo com diferentes organizações como a AVIXA ou CEDIA, recomendam que a primeira coisa que deve ser feita seja escrever um documento com as necessidades e objetivos do projeto audiovisual. Existem muitos métodos para fazer isso, eu uso um monte de um diagrama de conexão simples em que eu coloco as necessidades/objetivos e um pequeno resumo de como conseguir isso. Uma vez que este documento tenha sido revisado com o cliente final, e as partes concordem, a citação é feita. E dinheiro importa, mas é inútil comprar o projeto mais barato se não vai funcionar, seria uma despesa e não um investimento.
Se antes da cotação não houver projeto, proceda a fazê-lo. Mas no orçamento você deveria ter incluído esse valor, não puna o orçamento aprovado com trabalho extra, já que possivelmente você vai dizer ao seu designer para fazer um trabalho que não acrescenta muitas horas, já que tempo é dinheiro. Se o projeto começar mal, ele tem um alto grau de probabilidade de que ele vai acabar mal, por isso o projeto deve ser claro o suficiente para que o processo de instalação seja eficiente. Um projeto deve pelo menos ter os seguintes documentos: plano de localização arquitetônica, plano de conectividade de elementos ou diagrama unifilar, documento no qual a funcionalidade dos elementos com necessidades a serem cumpridas e objetivos é explicado, documentos de requisitos para outras áreas no processo de construção, banco de dados de fiação e conectores, entre muitos outros documentos que ajudarão a área de instalação a ser claro sobre o que deve ser feito.
Alguns dirão que todos esses elementos geram um custo para o projeto. E sim, eles aumentam seu custo inicial, mas possivelmente o custo no processo de instalação será menor por retrabalho. É importante deixar claro que o designer está presente no processo de construção, pois é ele quem pode solucionar dúvidas, dar sugestões ou avaliar se o processo de construção é adequado.
Durante o processo de construção é importante documentar e manter o cliente informado de tudo o que envolve localizar e ajustar os elementos. Tenha em mente que quanto mais tranquilidade você der ao cliente final, mais calmo será o processo de instalação. Imprevistos acontecem o tempo todo, como o cliente reagirá só dependerá do instalador. Atualize os horários constantemente, indique os atrasos e o motivo para eles, se possível informá-lo de possíveis planos de ação, para que você possa ir um passo à frente e seu cliente vai levá-lo como um aliado, e não um fornecedor. Qualquer mudança gerada no processo de construção deve ser autorizada e endossada pelo cliente final, espero que por escrito e armazene essa comunicação para suporte se no futuro for necessário discutir ou justificar isso.
Durante o processo de construção você pode iniciar o processo de educar o cliente, não espere no final para explicar como funciona o equipamento ou sistema. Inicie esse processo traçando o perfil da pessoa que vai operar o sistema, é tecnologia, e nem todo mundo tem a capacidade educacional de manipular um sistema audiovisual. É por isso que é importante que você, como responsável, indique ao seu cliente quais capacidades a pessoa deve ter para operar o sistema.
Espero que essa pessoa seja contratada antes da conclusão do projeto, para que possa iniciar os cursos de equipamentos dos fabricantes que são dados online. Esses cursos dão à pessoa a opção de saber o que está instalado. Não se preocupe com as mudanças que esse usuário pode fazer, já vou explicar como se proteger contra isso. Em alguns casos eu recomendei que dentro do seu orçamento você gere um pagamento de registro para o primeiro ano para o seu cliente final da associação de sua escolha, para que você possa dizer ao cliente que para o sistema funcionar corretamente você deve realizar certos treinamentos já avaliados por você. Como, por exemplo, princípios básicos do audiovisual, matemática audiovisual, regulamentos atuais, entre outros.
Você já está finalizando o projeto, é hora de programar o sistema. Antes deste trabalho você tinha que validar com o cliente se os objetivos e estrutura do sistema estão de acordo com o que foi contratado. Um projeto pode evoluir durante o processo de execução, até mesmo elementos poderiam ser adicionados ou removidos, são processos dinâmicos, então para programar deve haver um manual de ações para que a pessoa que realiza esse comissionamento (a partir do inglês "comissionamento") se for diferente do instalador tem uma base estruturada do que fazer.
Para a entrega do projeto o contratante deve ter um manual de teste ou entrega do sistema. Trata-se basicamente de uma lista de verificação de cada um dos sistemas ou subsistemas que compõem, suas ações, suas características entre outros elementos já definidos pelas normas audiovisuais. Assim, se tudo foi devidamente definido no processo de construção, este manual de teste será realizado de forma rápida e eficiente. Mesmo na norma é indicado que testes ou verificações sejam realizados antes da instalação.
Para finalizar o projeto é importante documentar a entrega que alguns acreditam ser fazer um manual de operação, uma assinatura de uma escritura e pronta. Bem, não, é muito mais do que isso. É entregar uma coleção de tudo o que foi feito, cada recurso de instalação, lista de elementos ativos com número de série, endereço MAC, endereço IP. Um backup de programação e configuração dos sistemas (importante no caso da equipe readequar um sistema, altera parâmetros ou uma equipe é substituído), documentos de boas práticas, plano de treinamento do pessoal que opera o sistema e muitos outros elementos.
Muitas empresas acreditam que o projeto termina com a assinatura do ato final, mas não perceberam que a rentabilidade do projeto está apenas começando. Considero que o elemento mais importante para ter uma boa rentabilidade é o pós-venda, e basicamente são as ações que vão atrás de uma entrega. Temos dois tipos, aqueles que estão na data de garantia e aqueles que estão após essa data. Ambos são importantes, se um projeto tem muito pós-venda no período de garantia significa que os lucros gerados pelo projeto diminuem a cada visita, pois não estão programados nos custos, cada visita é uma quantificação de despesas até o momento da empresa responsável pela instalação.
Se o projeto tem muitos pós-vendas ou estes são muito graves, há o risco de o cliente não chamá-los para ações pós-venda após a data da garantia chamada manutenção, onde aqui é faturado para ajudar o cliente a manter o sistema pronto, dando lugar para poder fazer novas vendas. Se você conseguir chegar à manutenção e seu cliente estiver feliz, deixe-me parabenizá-lo ou parabenizá-lo porque seu projeto é possivelmente muito rentável.
Existem muitas outras atividades para garantir a rentabilidade do projeto ao longo do tempo. Cada projeto terá suas próprias atividades, sua personalidade, incluindo uma gestão independente. Não tenho uma fórmula exata que agrupa cada empresa e projeto, são processos lentos, com alto grau de inércia e rejeição da mudança por todos os atores internos que estão envolvidos para alcançar essas mudanças. A princípio será caro por causa do investimento de tempo e possivelmente dinheiro, mas os resultados terão uma porcentagem muito alta de sucesso. E embora eu acredite que o dinheiro nem sempre deve ser o que move a empresa, com essas ações você pode cuidar desse precioso ativo e, o mais importante, você pode ter clientes que são preservados ao longo do tempo.
*Juan Tamayo, CTS-D, é engenheiro eletrônico e atualmente atua como Gerente da T-Árbol Audiovisuales SAS, engenheiro de aplicação de produtos para a América Latina para Engenharia Internacional de Vendas e Suporte da Synthax Inc.
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