¿Qué pueden hacer las empresas para asegurar que sus empleados se puedan mantener en contacto con sus colegas y trabajar de manera eficiente con equipos remotos en todo el planeta?
Por David Román
Una sólida estrategia de comunicaciones unificadas es esencial para que los trabajadores mantengan la productividad y colaboren de manera natural con sus colegas alrededor del mundo. Un sistema de conferencias bien diseñado y debidamente instalado asegurará que los equipos puedan colaborar eficazmente y tomar decisiones vitales para los negocios, aun si no están en la misma sala, país o continente, ya que sus ideas podrán ser oídas, debatidas y ampliadas de un modo cómodo y eficaz, sin importar dónde se encuentren.
Importancia del audio de conferencias
Al planificar su estrategia de comunicaciones unificadas es importante recordar que, aunque el video de las conferencias puede ser el primer elemento que viene a la mente, el audio es fundamental. Aunque sea beneficioso ver a sus compañeros que participan en la reunión para crear una compenetración, seguir el lenguaje corporal y desarrollar relaciones, si no puede oír a sus colegas, o constantemente tiene que pedir que le repitan la información debido a la baja calidad de la conexión, pronto todos los participantes se sentirán cansados, frustrados y la reunión será menos productiva.
También vale la pena destacar que una calidad de sonido deficiente frecuentemente es la mayor causa de quejas entre las personas que usan sistemas de conferencia AV. Además de sencillamente no poder escuchar cuando está del otro lado de una llamada, también hay problemas de ruidos de fondo que impiden comprender lo que se dice, conversaciones cruzadas, debido a que las personas no se pueden ver ni escuchar debidamente, y las voces de las personas que hablan más bajo o que están más alejadas del micrófono no se captan con claridad.
Cuando se invierte en un sistema que ofrece un sonido claro, uniforme y altamente inteligible, es posible mantener las comunicaciones internas sin importar cuál sea la situación externa y los trabajadores a distancia serán igual de productivos como si estuvieran presentes en la oficina. No solo eso, sino que agrega un nivel de profesionalismo al celebrar reuniones con clientes externos que sencillamente no puede lograrse cuando se usan aplicaciones móviles de video llamadas.
Adicionalmente, debe asegurarse que su sistema haya sido correctamente configurado para la sala y que los micrófonos y parlantes estén colocados apropiadamente. Un sistema de conferencias AV debe causar la sensación de que todos los participantes están en la misma sala, sin importar dónde se encuentren; solo entonces será verdaderamente eficaz. Para resolver esta necesidad, Shure cuenta con soluciones como el Ecosistema Microflex y el Ecosistema Stem que combinan una variedad de productos para todos los tipos de salas.
Considere la facilidad de uso
La aceptación por parte de los usuarios es otro aspecto que no se debe pasar por alto; las personas necesitan saber que pueden confiar en el sistema y sentirse cómodos usándolo. Por ejemplo, a muchas personas no les gusta un sistema de video en el que puedan verse en la pantalla, ni les gusta la sensación poco natural de tener que hablar en voz alta hacia un micrófono central; mientras más intuitiva y natural se la experiencia, ya sea mediante la colocación de un micrófono discreto o con opciones de varias pantallas, mayor será la participación y tendrá más valor la inversión.
Si el sistema escogido es confiable, fácil de usar y una herramienta que ahorra tiempo, es más probable que los empleados lo acepten rápidamente en vez de sentirse cohibidos de usarlo. Todos hemos vivido la situación de haber entrado a una sala de conferencia e intentar iniciar una llamada y que la tecnología nos falle. En una reunión interna, esto es frustrante y una pérdida de tiempo, y para una reunión con clientes, es poco profesional y crea una triste primera impresión. Los empleados necesitan equipos en los que puedan confiar. Si tienen dificultad para hablar con sus colegas o para captar la información, se sentirán aislados o incapaces de realizar las tareas previstas. No solo eso, sino que ofrecer un trabajo flexible y mostrarse conscientes de la situación de una persona puede hacer sentir al personal más valorizado, lo que aumenta la lealtad a la empresa y, por ende, las tasas de retención, creando un obvio beneficio para el negocio.
Aunque los teléfonos celulares aún conservan su lugar en los negocios, una estrategia de comunicaciones unificadas sólida y completa beneficiará a su empresa de varias maneras, asegurando que pueda mantener la productividad y la comunicación, ayudándolo a conservar a los empleados, ofrecer flexibilidad y agilidad a la fuerza laboral que cada vez exige nuevos modos de trabajar, y permitiendo que la empresa pueda adaptarse más rápidamente a los eventos externos. Los trabajadores a distancia podrán acceder a la misma funcionalidad que sus colegas basados en la oficina, sin los problemas de tratar de trasladarse durante la actividad laboral y, lo que es crucial, se mantendrá la continuidad de los negocios evitando verse afectado por cualquier evento inesperado.
Proyección a Futuro
La pandemia ha traído una serie de cambios en la forma que trabajamos y en la forma que nos comunicamos. Muchos de estos cambios no solo van a continuar, si no que van a seguir mutando. Por eso, es más importante que nunca invertir en una estrategia de comunicaciones unificadas que incluya una proyección a futuro, analizando más allá de una simple llamada de UC. La inversión debe ir de la mano con la calidad de audio, video y seguridad, pero también debe ir orientada hacia las comunicaciones multi-plataforma. Estos elementos deben unirse a plataformas que permitan que los sistemas crezcan en el tiempo, se adapten, se integren/intercambien/transformen, y que sean fáciles de instalar, mantener y controlar por parte de los usuarios y del equipo de soporte.
Hoy, ya contamos con soluciones que permiten trabajar con un esquema de funcionalidad tipo “Multi-Zona de Audio”, en el que el hardware no esté ligado a tantos cables, los sistemas sean abiertos a cualquier plataforma bajo demanda, los componentes pueden ser integrables y no estáticos (i.e. tener 5 soundbars integradas y en un momento dividirlas a varios end points fijos), en los que se puedan integrar soluciones BYOD (Bring your own device) y el hardware sea prácticamente “plug and play”. ¿Se imaginan un sistema del futuro con esta versatilidad? Pues ya existe en Shure.
*David Román es Director de Ventas de Shure América Latina. Puede contactarlo a través de [email protected]
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