Brasil. El gran volumen de reuniones y consultas en una empresa o clínica exige un sistema de salas de programación para evitar confusiones y pérdida de tiempo. La optimización operativa debería comenzar allí, ya que esto promueve mejoras productivas para los profesionales. Pero, ¿cómo crear un sistema eficiente para estas citas?
Para dar algunas respuestas al respecto, el Grupo Discabos elaboró un documento con algunos puntos al respecto:
¿Por qué es importante tener un sistema de programación de salas?
Cuando los profesionales pueden verificar la disponibilidad de habitaciones en su propio panel digital, evitan perder el tiempo buscando espacios vacantes y no molestan los eventos en curso tocando la puerta para averiguar qué lugares están vacíos.
El sistema también debe evitar la confusión relacionada con la programación de dos eventos diferentes en la misma fecha, lugar y hora, lo que lleva a uno de los grupos a tener que renunciar, posponer o transferir el horario a otra sala que no está debidamente equipada.
Y eso no es todo. El sistema debe mostrar qué salas son ideales para cada tipo de evento, cuáles se utilizan con frecuencia y cuáles no. Por lo tanto, es posible descubrir los espacios que generan la mayor cantidad de ingresos y los que causan más gastos de mantenimiento, pudiendo reajustarlos para el mejor uso.
¿Cómo crear un sistema de programación eficiente?
En función de la importancia del sistema de programación, hemos separado algunos de los consejos principales para que pueda crear un panel de control eficiente en la empresa u oficina.
1. Use la tecnología para su ventaja
Muchas empresas y oficinas todavía usan hojas de cálculo, pero no son confiables debido al riesgo de cambios de datos no autorizados y la pérdida de información debido a errores manuales.
Por lo tanto, el primer paso para desarrollar un buen sistema de programación de salas es confiar en recursos tecnológicos más seguros y con las herramientas adecuadas para la gestión del calendario. Hoy en día, ya es posible encontrar soluciones desarrolladas exclusivamente para este fin en el mercado, en particular las más utilizadas suelen ser las de Google o Microsoft.
2. Incorporar las salas al sistema.
El sistema debe presentar una cuadrícula de habitaciones con el estado de reserva y ocupación en tiempo real en la pantalla y ofrecer la posibilidad de programar y cancelar a través de Internet. Cada estado también debe contener más detalles, como el día, la hora y el período de ocupación, además del horario que se llevará a cabo.
Luego, después de contratar los servicios de su propio sistema, asigne un nombre a las habitaciones e inserte cada una de ellas en el calendario. No olvide detallar sus respectivas características y recursos, como los sistemas de audio y video y la conexión a través de Wi-Fi, en el proceso.
3. Señalización de citas en cada sala
Para evitar problemas de interrupción en las habitaciones que están ocupadas y permitir que el personal tenga una reunión instantánea sin usar el calendario en línea, necesitará un sistema que le permita indicar el horario de programación en la puerta de cada habitación.
Estas soluciones se basan en un software que se integra con el sistema de calendario y muestra esta programación en paneles fijos en las puertas de las habitaciones. El Grupo Discabos tiene dos opciones: JOAN y el panel CRESTRON. Haga clic en los enlaces para ver más información sobre ellos. Asegúrese de recibir nuestra capacitación gratuita sobre la solución Crestron.
4. Involucrar a los profesionales.
Antes de implementar el sistema, promueva pruebas y capacitación para los profesionales que lo utilizarán. Para ahorrar tiempo, puede combinar los dos pasos, ya que la prueba realizada por los usuarios promueve un amplio conocimiento y experiencia.
El sistema de programación de salas sirve como una gran herramienta para que los instaladores desarrollen una ventaja competitiva y retengan a los clientes. Esto se debe a que, con él, también es posible ofrecer otras soluciones de audio, video y automatización para que las empresas alcancen un nuevo nivel de optimización operativa y productividad. Es decir, ambos lados, usuarios e instaladores, deberían beneficiarse de la solución.
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