Dicas essenciais para garantir que as tecnologias de áudio e vídeo e os espaços de reunião suportem equipes de trabalho híbridas
Phil Langley*
Por mais difícil que seja imaginar, há apenas três ou quatro anos as reuniões eram realizadas principalmente com todos os participantes pessoalmente, reunidos em torno de uma mesa de conferência na mesma sala. Ocasionalmente, os participantes "compareciam por telefone", mas isso estava longe de ser a norma.
Avance para 2023
Em muitos casos, as reuniões de hoje são compostas por participantes presenciais e remotos, alterando significativamente os requisitos de áudio e vídeo das instalações para uma colaboração bem-sucedida e uma comunicação eficaz. Agora, mais do que nunca, os funcionários precisam contar com a tecnologia e espaços criativos para garantir que suas vozes e ideias sejam ouvidas e transmitidas de forma tão eficaz – e equitativa – remotamente quanto fariam pessoalmente. Não é uma tarefa fácil para os profissionais de instalações de hoje. Além disso, com a pressão cada vez maior para garantir uma experiência positiva e produtiva para os funcionários, o tempo é essencial.
Embora muitas instalações possam ter a tecnologia "certa", de aplicativos de Comunicações Unificadas e Colaboração (UCC) a soluções de áudio e vídeo de sala de conferência, a igualdade de reuniões vai muito além de suas considerações técnicas. A forma como os funcionários veem sua oportunidade de participar de reuniões pode ter um impacto fundamental na cultura da empresa, nas relações interpessoais, no engajamento dos funcionários e na satisfação geral no trabalho. Essas considerações de alto impacto não são discutidas o suficiente e tornaram-se uma grande responsabilidade para os profissionais de instalações hoje.
Por que a igualdade nas reuniões é importante
A experiência de reunião híbrida hoje é muitas vezes mais difícil para os participantes remotos devido a uma combinação de fatores, desde má conduta em reuniões (por exemplo, silenciar outros participantes ou multitarefa) até expectativas pouco claras (por exemplo, usar câmeras ou de onde a reunião deve ser realizada), a equipamentos de sala de conferência de baixa qualidade e problemas de som.
Os participantes remotos costumam mencionar que acham difícil acompanhar a conversa por uma série de razões. Por exemplo, o microfone captou e priorizou o som mais próximo (que poderia ser um bate-papo lateral em vez de um palestrante influente na reunião); Os participantes estavam sentados em uma longa mesa de conferência com uma única câmera, dificultando a visualização da pessoa falando, e houve desigualdades ao tentar participar da conversa, pois perceberam que não eram ouvidos tão claramente quanto os participantes presenciais ou não eram considerados da mesma forma.
Então, qual é o problema de todas essas situações?
Em primeiro lugar, quem está falando é importante. Se um funcionário não consegue entender claramente quem está falando, ele pode ter dificuldades para determinar como priorizar itens de ação e saber quem espera o quê após a reunião.
Em segundo lugar, essas reuniões podem não ser produtivas. Se todos os que estão sentados na mesa real (e virtual) não puderem ser vistos, ouvidos ou acompanhar a conversa, provavelmente desligarão e podem até se sentir frustrados ou desmotivados. Isso pode afetar diretamente o engajamento e a produtividade dos funcionários. Terceiro, se suas contribuições não podem ser facilmente reconhecidas, isso pode afetar a satisfação no trabalho e a trajetória de carreira.
A realidade é que todos nós continuamos a aprender, e a capacidade de oferecer uma experiência de reunião completamente perfeita e equitativa pode ser desafiadora. Mas, como um profissional de facilities, existem passos críticos que você pode tomar hoje para ajudar a superar os obstáculos usuais e mostrar aos funcionários que suas contribuições são ouvidas e valorizadas, independentemente de onde trabalham.
Possibilitando a igualdade: dicas essenciais que você pode implementar hoje
Aqui estão três etapas críticas para ajudar a alcançar maior igualdade de reuniões para todos os funcionários e ajudar a garantir que sua instalação ofereça a tecnologia e os requisitos de espaço necessários para melhor suportar o trabalho híbrido.
1. Considere móveis de escritório: uma mesa de conferência tradicional e longa não criará um ambiente tão colaborativo para a força de trabalho híbrida quanto uma mesa arqueada voltada para a tela e participantes remotos. No futuro, será necessário que os profissionais das instalações considerem quais salas são escolhidas como salas de conferência e como essas salas podem incorporar mesas sobre rodas que, por exemplo, podem ser reaproveitadas para diferentes modalidades de reunião para garantir que todos os funcionários possam participar igualmente.
2. Priorize a alta qualidade de áudio e vídeo para criar unidade: o vídeo 4K ajuda todos os participantes a se sentirem sentados juntos na mesma mesa (por exemplo, implementando ferramentas que movem a câmera em direção à pessoa que fala) e o sistema de áudio IP (em comparação com o áudio analógico em uma conexão de linha telefônica) fornece qualidade de áudio superior. Aqui estão dois passos simples que devem ser tomados para evitar as frustrações usuais relacionadas a problemas de qualidade de áudio e vídeo.
3. Crie igualdade nas conversas: Ao decidir qual ferramenta de colaboração adotar, investigue como essas plataformas podem contribuir para a igualdade nas reuniões. Por exemplo, algumas plataformas oferecem um modo de exibição "galeria", onde cada participante aparece em sua própria caixa, e todas as caixas são do mesmo tamanho na tela. Quando todos os participantes estão em suas próprias caixas, eles podem se ver claramente e, ao falar, sua caixa se acenderá, evitando confusão sobre quem está falando. Além disso, com todos os participantes em uma "caixa" de tamanho igual, os funcionários ganham uma sensação de igualdade e a mesma capacidade de "compartilhar sua voz" na reunião.
O trabalho híbrido veio para ficar e há mais pressão do que nunca para garantir um local de trabalho produtivo e positivo. Dedicar tempo para entender as frustrações dos funcionários e os desafios comuns associados às reuniões será fundamental para tomar decisões estratégicas relacionadas às instalações e apoiar o engajamento dos funcionários, independentemente de onde eles trabalhem. Considerar os requisitos técnicos e de espaço é essencial para proporcionar uma experiência de reunião mais agradável e equitativa.
*Phil Langley é Vice-Presidente Sênior Global de Áudio e Vídeo e UCC, Wesco.
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