América Latina. Vamos pensar em uma reunião de trabalho cara a cara que foi desenvolvida com sucesso e parar para pensar por que foi um sucesso? É por causa da habilidade de compartilhar ideias em um quadro branco? ou é a facilidade de compreensão dos membros ao se reunir pessoalmente?
Esses recursos não têm que desaparecer ao realizar uma videoconferência ou reunião virtual, se a plataforma certa for escolhida. Reuniões online bem-sucedidas devem ter todos os elementos que permitam aos trabalhadores se sentirem produtivos, construam relacionamentos em equipe e sigam em frente com seus processos de trabalho. Eles só precisam saber quais recursos eles realmente habilitarão para esses tipos de reuniões e, em seguida, procurar um serviço que os ofereça.
De acordo com um estudo recente da Society for Human Resource Management, cerca de metade das empresas (46%) realizam globalmente videoconferências para aumentar a produtividade de seus funcionários. No entanto, hoje um grande número de equipes de trabalho que não estão no mesmo espaço de trabalho continuam lutando para se manter conectados. Muitos ainda se sentem isolados e desconectados, o que pode minar o sucesso do trabalho em equipe. Por sua vez, o mesmo estudo destaca que 86% dos funcionários mencionam que a falta de colaboração, a comunicação ineficaz e a falta de ferramentas adequadas aumentam falhas e distrações no trabalho, de modo que as organizações devem saber que a colaboração é um facilitador fundamental para alcançar qualquer objetivo que tenha sido estabelecido.
Então, o que é preciso para as equipes virtuais atingirem todo o seu potencial? Como nos certificamos de que eles estão mentalmente presentes e engajados quando não estão todos na mesma sala? O BroadSoft considera os seguintes elementos-chave para a realização de reuniões virtuais bem-sucedidas:
Vídeo: O principal fator a considerar, procurando vídeo HD (1080p) de alta qualidade, é a única maneira de capturar todas as expressões faciais e outros detalhes que seriam vistos em uma reunião presencial. O ambiente desempenha um papel fundamental em qualquer reunião, a linguagem corporal dos membros é importante para reforçar as mensagens que são emitidas, caso contrário, pode haver comunicação ineficaz ou ruim. Além disso, é importante considerar a rede que será utilizada durante a realização de uma reunião virtual, já que uma boa experiência em vídeo depende disso. A solução que você usa deve garantir que cada participante receba o vídeo ideal.
Conteúdo compartilhado e interativo: Outra dificuldade comum é não poder colaborar de todas as maneiras que os participantes querem, como conversar, compartilhar desktops, documentos e reproduzir arquivos de mídia ao mesmo tempo. Isso parece óbvio, mas muitas organizações tropeçam ao escolher uma solução de colaboração que suporte, digamos, apenas alguns formatos de arquivo de mídia, ou apenas compartilhamento de tela única. Quando as ferramentas de colaboração são limitadas, o tempo durante as reuniões é desperdiçado se os participantes descobrirem que a solução não suporta o formato de vídeo que eles querem reproduzir ou que eles não podem anotar aplicativos ao vivo.
Mensagens instantâneas: Durante as reuniões é necessário ter formas rápidas e imediatas de se comunicar sem interromper o fluxo da chamada ou da pessoa falando. Mesmo que seja silenciado, todos podem participar ativamente, fazendo perguntas e expressando suas opiniões. Uma ferramenta adicional que possibilite essa possibilidade gerará uma sinergia de trabalho que otimizará o tempo e fará com que o objetivo do encontro seja alcançado de forma mais simples.
Uma reunião de trabalho excelente e produtiva pode ter um impacto positivo em qualquer empresa ou empresa; a colaboração virtual deve permitir que você interaja com seus colegas ou parceiros exatamente da mesma forma que uma reunião presencial; só é necessário ter o sistema certo para que isso seja realizado. Quando as reuniões são mais interativas e as pessoas estão atentas, questões relacionadas à multitarefa e falta de participação podem ser eliminadas ou significativamente reduzidas, levando ao aumento da produtividade e resultados em reuniões mais bem sucedidas.
Texto escrito por Bárbara Ferguson, Gerente Sênior de Marketing de Produtos da BroadSoft.
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