América Latina. O sucesso de qualquer empresa ou organização depende, em grande parte, da eficácia com que todos os seus trabalhadores se comunicam. Nesta era digital, a comunicação empresarial eficaz vai além de enviar e-mails e atender chamadas. De acordo com um estudo recente da consultoria SHRM, apenas 6 em cada 10 funcionários globalmente mencionam saber o que está acontecendo dentro de suas empresas em tempo real, enquanto 55% dizem estar bem informados apenas em determinados períodos.
Hoje, trata-se de ouvir atentamente, ao mesmo tempo em que cria um alto nível de vínculos de participação coletiva entre os trabalhadores. Também é importante ser claro e direto nas mensagens que você deseja transmitir.
Além disso, a comunicação adequada é importante em diferentes níveis da organização, pois envolve criação de produtos, prestação de serviços, engajamento dos funcionários, atender às necessidades dos clientes e relacionamento com fornecedores. A comunicação efetiva, portanto, torna-se um fator crítico para o funcionamento de um negócio de sucesso.
Para isso, as empresas estão atualmente em busca de soluções de comunicação digital totalmente abrangentes e fáceis de usar que contribuam para alcançar seus objetivos de produtividade. Esses conceitos incluem ferramentas virtuais de comunicação e colaboração que permitem aos colaboradores trabalhar com clientes e colegas que estão em outra área geográfica e não têm a necessidade de ir especificamente ao escritório para tomar decisões e se encontrar cara a cara com alguém.
Ter uma boa gestão de informações e compreensão das mensagens pode ser um desafio difícil de enfrentar, no entanto, considerar que esses fatores podem ajudar a melhorar a comunicação dentro das empresas:
1. Desenvolver uma estratégia de comunicação: Os gestores da empresa devem pensar, conhecer e definir como a organização se comunicará com os colaboradores como parte de uma estratégia; tudo isso com o propósito de alcançar uma melhor comunicação. Isso detalhará no futuro quem precisa saber quais informações; quando eles precisam saber e como eles serão notificados. A estratégia ajudará a criar um padrão de comunicação organizacional. Considere cenários como Qual é a melhor forma de comunicar os novos projetos da empresa? Quando é uma ideia na fase de planejamento? Como é financiado? ou quando está pronto para lançar?, pode ser resolvido através de uma boa estratégia de comunicação.
2. Informe em tempo hábil: A gestão da comunicação dentro de uma empresa deve ser responsável por uma pessoa ou uma equipe de trabalho. Como na maioria dos processos definidos, a existência de um único elemento responsável por unificar as mensagens e levá-las a todos os funcionários a tempo de forma uniforme, é a melhor maneira de garantir a comunicação constante e evitar mal-entendidos. O UC-One da BroadSoft fornece aos funcionários uma comunicação rápida e eficaz entre membros de diferentes departamentos da organização.
3. Explique o porquê da informação: Muitas vezes os líderes vêm com uma grande ideia, planejam, implementam e podem até comunicá-la, mas podem não pensar em explicar por que uma determinada iniciativa faz sentido. É altamente recomendável apresentar as informações de tal forma que todos os envolvidos dentro de um projeto se beneficiem da obtenção e retenção dessas informações. Melhor ainda, ter equipes de trabalho que tenham o mesmo sistema de crenças alinhará os objetivos da organização.
4. Adapte as mensagens: Nem todos recebem e interpretam as informações da mesma forma. Por essa razão, você deve considerar quem será o destinatário antes de enviar qualquer mensagem. Enquanto alguns funcionários podem ser fornecidos com informações detalhadas e técnicas sobre iniciativas de negócios, outros ficarão satisfeitos com um resumo disso. Entender as pessoas com quem nos comunicamos e saber como elas interpretam informações ajudará a garantir que a mensagem seja recebida da maneira correta. Por exemplo, o Team-One da Broadsoft capacita a colaboração em espaços de trabalho em equipe e está totalmente integrado com os principais aplicativos de negócios. O aplicativo coloca todas as tarefas, arquivos, mensagens e anota as necessidades de um usuário de negócios em um só lugar, integrando funcionalidades como videoconferência, chamada de um clique e compartilhamento de tela.
5. Crie um processo de feedback: As estratégias de comunicação raramente funcionam bem se um processo de feedback não for habilitado com todos os funcionários. Isso garante que as mensagens sejam recebidas como planejado em todas as ocasiões. Independentemente da estrutura ou processos, os colaboradores precisam saber que suas opiniões são levadas em conta e, como resultado, isso ajuda a organização a identificar áreas que podem ser melhoradas.
Em conclusão, os colaboradores passam grande parte de suas vidas no trabalho e ajudá-los a permanecer conectados à missão e visão da organização é uma das maneiras de incentivar o engajamento. Quanto mais pudermos fazer para manter todos os funcionários informados e nos sentirmos parte das decisões de qualquer organização, garantirá que as metas sejam alcançadas o tempo todo.
Texto escrito por Héctor Sánchez, vice-presidente de vendas da BroadSoft na América Latina.
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