Para conseguir um evento tranquilo, devem ser levados em conta aspectos como planejamento, qualidade técnica dos equipamentos e pessoal envolvidos, assessoria, planos de contingência, receptividade e falar a mesma linguagem com o cliente.
Richard Santa
Não é uma tarefa fácil organizar um evento que inclui mais de 900 apresentações, 11 salas operando paralelamente, que começa todos os dias com o plenário para 1.200 pessoas e depois separa-o em um intervalo muito curto em duas salas para, no final do dia, voltar a trabalhar no modo plenário.
Esse foi o desafio assumido pela locadora chilena RLASAV, que organizou o XXII Congresso Mundial de Neurologia em Santiago do Chile, que exigiu a implementação de áudio, projeção hd, iluminação e rede, para receber 3.500 participantes de 120 países diferentes durante seis dias.
Hernán Godoy, gerente de negócios corporativos e inovação da RLASAV, explicou à AVI LATINOAMÉRICA que o Congresso foi realizado no Centro de Eventos Casa Piedra, utilizando 100% de sua capacidade. Uma equipe multidisciplinar composta por 26 especialistas técnicos em áudio, projeção, iluminação e networking, formou a equipe técnica que participou do projeto.
"O cliente tinha em mente uma montagem mais simples, com boa tecnologia, mas não tão avançada quanto a que propusemos. No entanto, depois de discutir e apresentar nossa proposta, eles concordaram e confiaram em nossa experiência", disse ele.
Vídeo para mínimos detalhes
A qualidade da imagem acabou sendo fundamental para o bom funcionamento do Congresso de Neurologia, o nível de detalhamento das imagens que a exigia. Portanto, a decisão de fiação e distribuição de sinais tornou-se uma questão neural, levando em consideração que eles tinham que escolher um sistema confiável e menos suscetíveis a serem "contaminados" por sinais parasiticos.
"Desta forma, decidiu-se realizar a fiação através da tecnologia HDBaseT, disponível na gama de projetores Epson utilizados; estender o sinal através de cabos CAT6, conversores, distribuidores, scalers e switch de vídeo HDMI. Dessa forma, a cadeia de conexões para a projeção nas diferentes salas era 100% digital e em alta definição", acrescentou.
Das 11 salas que a Casa Piedra possui no Centro de Eventos Casa Piedra, a maior sala organizada para conferências plenárias deve ter capacidade para ser dividida em duas salas, em tempo limitado. Para atingir essa exigência, foi imprescindível realizar um planejamento correto de distribuição de sinais, de modo que as mudanças nos sistemas fossem mínimas no momento da separação das salas, e que, além disso, essas alterações não significassem conectar e desconectar equipamentos, pois aumentariam as probabilidades de erros e falhas.
Amplificação de apresentações
Quanto aos sistemas de áudio utilizados, optaram pelos sistemas de áudio Bose L1 II, equipamentos adequados para esse tipo de evento, devido à capacidade de preencher os espaços de forma homogênea e à clareza que proporcionam principalmente na amplificação da voz.
No mesmo reino, o microfone sem fio usado era a linha QLXD da Shure. Devido ao grande número de salas implementadas e, portanto, ao grande número de microfones utilizados em cada sala, essa gama de microfones é aquela que proporciona melhores resultados ao nível de qualidade de transmissão de sinal, uma vez que é menos suscetível à varredura de sinais.
Hernán Godoy ressaltou que "Uma Sala de Oradores controlava cada uma das 900 apresentações que ocorreram. A implementação completa dos sistemas ficou a cargo da RLASAV. Por um dia trabalhamos na montagem e fiação de todas as salas."
Sistemas integrados
A assembleia para os seis dias do Congresso de Neurologia foi complementada por um sistema de networking para o qual foi criada uma rede interna em todo o centro de conferências, com a capacidade de carregar desta sala as apresentações em cada uma das salas de discussão. Nesta sala cada expositor teve a possibilidade de revisar suas apresentações e através dos participantes da RLASAV fazem a transferência.
"Tivemos um desafio muito interessante por causa do tamanho do evento e 11 salas rodando em paralelo. A divisão do plenário em um intervalo muito curto foi uma manobra complexa dado os tempos apertados, mas que poderíamos lidar sem inconvenientes, uma vez que as conferências tinham horários definidos, para poder cumprir a agenda. Tudo foi apoiado e com um plano de contingência cuidadoso, com salas de transbordamento no caso de o público estar mais do que previsto, planos que com apenas um botão foram ativados. Uma matriz perfeita de todo o centro de convenções", disse Hernán Godoy.
Os equipamentos utilizados durante os dias do evento foram:
Projeção
- Projetores Epson GT6770 (6000 ansilumens)
- HD Baset Kramer Matrix
- Distribuidores Krammer HDMI
- Estender o HDMI Krammer
- Escaler TV One por Coriomaster
Áudio:
- Sistemas de áudio Bose L1 II
- Consoles de áudio digitais Behringer X32
- Modelo de microfone sem fio Shure QLXD
Iluminação:
O salão principal foi implantado com iluminação de palco e decorativa composta por:
- 12 1kw Fresneles
- 6 675W robótico
12 Optipares 8W
As Salas de Bate-Papo foram implementadas principalmente com iluminação de palco composta por 2 Fresneles de 1KW cada.
"A decisão de utilizar esse tipo de equipamento e marcas foi baseada principalmente nas boas experiências obtidas em centenas de eventos passados. Tanto o cliente quanto a equipe da RLASAV concordaram com o uso do equipamento. Realmente formamos uma boa equipe entre o cliente e os técnicos que favoreceram os excelentes resultados do evento", disse.
Uma semana sem incômodos
No final da semana do congresso, tanto o cliente quanto a locadora puderam dar uma parte positiva. Felizmente, não houve problemas, nem na implementação nem na execução do projeto.
O representante da RLASAV ressaltou que, neste caso, o cliente possuía uma equipe muito ordenada, estruturada e técnica, o que facilitou o planejamento. Além disso, ao serem preparados com planos de ação em caso de dificuldades técnicas, os imprevistos são minimizados o máximo possível.
"Ter pessoal realmente profissional, engenheiros de som, engenheiros industriais, técnicos civis, audiovisuais, funcionários bilíngues, facilitou muito a possibilidade de falar "a mesma linguagem" com o cliente. Como fornecedores locais, conhecemos muito bem o Centro de Eventos Casa Piedra, isso agilizou os tempos de montagem e nos permitiu entregar um nível mais alto e mais detalhado de conselhos e planejar planos de contingência de forma mais eficiente."
Por fim, o diretor da RLASAV ressaltou que "afirmamos com orgulho que a tecnologia que usamos neste Congresso é a mais avançada que pode ser encontrada na América Latina. Somos altamente treinados para operá-lo, e trabalhamos sob as normas da InfoComm que cumprem as diretrizes internacionais necessárias para implementar congressos dessa magnitude."
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