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Tres pasos para equipar su sala de reuniones híbrida

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Latinoamérica. La relevancia del trabajo a distancia ha tenido mayor auge como respuesta a la transición que las organizaciones necesitaban debido a las condiciones mundiales, esto pone de manifiesto que para que el mercado laboral pueda desarrollarse de manera fortuita ante las demandas en constante cambio, es necesario que el proceso de reconversión se enfoque en nuevas tecnologías que se adapten a múltiples escenarios.

En ese sentido, atravesamos una realidad donde la dinámica de trabajo ha desarrollado nuevos caminos para realizar sus actividades dentro del sistema laboral, la tecnología se ha constituido como el actor principal para que las organizaciones puedan lograr sus objetivos. Por tal motivo, realizar una correcta transición de los mecanismos tradicionales hacia la constitución de sistemas más inteligentes debe desenvolverse mediante una serie de adopciones previas que permitan lograr sistemas seguros y confiables para su organización.

Para poder dar respuesta a los principales desafíos que representa una reunión híbrida, las organizaciones transformaron sus centros de trabajo en diferentes escenarios, la adopción de tecnologías fue indiscutiblemente el recurso que ha hecho de las salas de reuniones un escenario capaz de brindar un sentido colaborativo a través de plataformas digitales. Ante esta cuestión, empresas fabricantes de tecnologías de conferencias inalámbricas, han sido la pieza clave para el emprendimiento hacia las salas de reuniones híbridas.

“Convertir una sala de reunión, en una híbrida, permite a los usuarios una mejor calidad de videoconferencia, el equilibrio entre las salas convencionales y los nuevos formatos, dan como resultado mejoras en la experiencia colaborativa e inmersiva dentro de las organizaciones”, afirmó Ricardo Riva Palacio, Business Sales Manager en Barco. Si bien es cierto, aún existen múltiples interrogantes sobre los pasos a seguir para lograr la transformación de las salas de reuniones convencionales, por tal motivo, el experto de Barco brinda tres pasos esenciales para desarrollar esta transición.

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1. Invierta en herramientas y plataformas de UC
Las tecnologías ayudan a las empresas a aumentar su rentabilidad, su uso sirve como una herramienta para mejorar los procesos de operación, y permiten la versatilidad de distintos factores para integrar a la organización en el desarrollo de nuevas prácticas, intercambio de información y mayor participación.

Los sistemas de Comunicaciones Unificadas (UC), son un poderoso aliado para dar cumplimiento a las tareas que requieren la participación de forma virtual. Estas soluciones centradas en el usuario simplifican el lugar de trabajo y crean un entorno en el que los empleados tienen todo para conectarse, trabajar y compartir de manera productiva. En ese sentido, estas tecnologías han logrado ofrecer al usuario una mejor experiencia en salas de reuniones híbridas, logrando una amalgama entre sistemas de video, audio y uso compartido del contenido que se utiliza de forma colaborativa.

 En el informe especial de Barco, Connected Business, donde se exploró como la adversidad que enfrentaron las organizaciones permitió la transición hacia nuevos métodos de innovación y eficacia, al menos el 28% de los encuestados afirmaron utilizar diariamente salas de videoconferencia, en donde a través de tecnologías como Clickshare la inmersión y colaboración se lleva a cabo de manera sencilla y natural, brindando la facilidad de unificar sus dispositivos en un único sistema.

Las plataformas y sistemas que sirven como herramientas para poder comunicarse a través de la red son recursos que no necesariamente son una novedad, pero debido a su auge en la actualidad, representan un importante foco de atención para lograr robustecer la capacidad de las organizaciones, por ello, invertir en dispositivos que se adapten a sistemas existentes y los fortalezcan, será crucial para su renovación.

2. Equipar las salas con SWAP
Para brindar una mejor experiencia en las salas de reunión, es importante que se utilicen herramientas que puedan gestionar de mejor manera los dispositivos y la información, cuando se trata del espacio de intercambio o sistemas SWAP en sistemas operativos, se hace referencia a la capacidad que tienen algunos componentes para la instalación o sustitución sin necesidad de detener o alterar la operación en medio de su reunión.

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“Al equipar su sala de reunión con este tipo de herramientas permite que se ejecuten de forma fluida el intercambio de información, ya que con la configuración de sincronización AV a través de SWAP, y de periféricos agnósticos de software, se proporciona mayor calidad de audio y video durante su reunión, mejorando la experiencia de organizadores y participantes”, señaló Riva Palacio.

Dentro de este amplio catálogo de herramientas que son idóneas al momento de llevar a cabo una reunión, es imprescindible contar con una cámara que permita visualizar a todos los participantes, así como un sistema de audio de calidad, que a través de un dispositivo como Clickshare tenga la posibilidad de accionar en todo momento. La sostenibilidad de estos sistemas se caracterizan por la diversidad de adaptabilidad con otros sistemas, incluir mayores recursos a su sala de videoconferencias le brindará mayor confianza al momento de llevar a cabo una reunión de negocios.

3. Agregue tecnología inalámbrica a la mezcla para videoconferencias flexibles, fluidas y simples
En el estudio realizado por Barco se encontró que el dispositivo más utilizado para llevar a cabo videoconferencias es la computadora, con el uso de al menos 56% de los encuestados. Elegir las herramientas adecuadas para su sala de reunión implica considerar las necesidades que requiere para llevar a cabo videoconferencias más flexibles y sencillas para la colaboración.

Lograr la consolidación de su sistema con la posibilidad de gestionarlo a través de un único dispositivo es el diferenciador clave, en donde se reúnen todas las tecnologías en la sala, de una manera fácil, fluida e inalámbrica. Eliminar la molestia que ocasiona el uso de cables y permite un concepto de salas abiertas, que se adaptan a cualquier dispositivo, mejora el flujo de trabajo al brindar mayor facilidad para llevar a cabo sus reuniones.

De esta manera los periféricos audiovisuales existentes pueden ser gestionados de forma inalámbrica, sin la necesidad de realizar costosas adaptaciones en su sistema de trabajo. Estandarizar la experiencia en sus plataformas de videoconferencias, permite mayor organización dentro y fuera de sus instalaciones de trabajo, ya que pueden disfrutar de la misma experiencia de reuniones de alta calidad desde casa, como lo harían en la sala de juntas corporativa.

Hacer frente a los desafíos que presenta la industria laboral con soluciones que mejoren las condiciones de trabajo de los empleados, al mismo tiempo mejoren su participación dentro de las plataformas de comunicación, permite la transición hacia un mercado laboral más innovador y competitivo; adaptar una plataforma de gestión como Clickshare no sólo permite mayor flexibilidad ante los nuevos formatos sino constituirse como pieza fundamental dentro de su organización. Ricardo Riva Palacio, Business Sales Manager en Barco.

En conclusión, para lograr adaptarse a los cambios que devienen en el mundo corporativo, es imprescindible estar preparado con soluciones que faciliten las dinámicas de trabajo existentes y venideras, estos desafíos de la industria pueden contrarrestarse a través de su uso, permitiendo lograr una fase de reinvención hacia las nuevas dinámicas laborales con la construcción de saberes dentro del ecosistema creativo de las empresas.

Richard Santa, RAVT
Author: Richard Santa, RAVT
Editor
Periodista de la Universidad de Antioquia (2010), con experiencia en temas sobre tecnología y economía. Editor de las revistas TVyVideo+Radio y AVI Latinoamérica. Coordinador académico de TecnoTelevisión&Radio.

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