Las salas de conferencias modernas para empresas deben ser funcionales y flexibles de manera inmediata. Un espacio que impulse la participación, el trabajo en equipo, la concentración y la creatividad.

Por Max Jaramillo


Internet y la accesibilidad a los equipos que ha permitido una disminución en los costos, son los dos factores que jalonaron el crecimiento en la instalación de soluciones profesionales de video para salas de conferencia en las empresas de América Latina, algo que antes solo era posible en las empresas de gran tamaño.

Desde grandes instalaciones para 200 personas en una sala de deliberaciones de un congreso, o una sala pequeña para 10 o 20 personas en una empresa, el común denominador en ambos casos son los requerimientos de soluciones de calidad, estéticas, flexibles y de fácil uso para cualquier usuario.

Así lo reconocen diferentes empresas de la industria, como el director general de la compañía mexicana Novotech, Federico Freyria, quien sostuvo que “la gente está entendiendo que las líneas ISDN ya no son tan caras como lo fueron antes, gracias al internet y a la reducción del costo de los equipos. Y también se están viendo los beneficios con las posibilidades de videoconferencia y la reducción de desplazamientos y viajes. Un sistema de video en una sala conferencia es algo básico que se debe tener en cualquier empresa”.

En el mismo sentido se pronunció, Montse Romero, de la compañía Albiral Display Solutions, distribuidora del fabricante Arthur Holm, quien además reconoció que las entidades deliberativas gubernamentales como senados, parlamentos, congresos, son un nicho de mercado importante porque tienen la necesidad de acomodar a un gran número de personas, y normalmente están diseñados para una comunicación frontal, dirigida desde un púlpito central hacia una amplia audiencia.

“El uso de estas tecnologías en las cámaras de discusión, en las salas de conferencias y de reuniones, debe permitir a los políticos disponer de una amplia gama de fuentes de información y múltiples herramientas que les permitirán optimizar su misión. Por ejemplo, los dispositivos móviles y el acceso a la red en cámaras y salas facilitará la comunicación continua e inmediata”, sostuvo Montse Romero.

Estética y funcionalidad
El crecimiento de este segmento del mercado, jalonado por el mayor crecimiento por parte de los usuarios finales de estas soluciones, ha influído para que las exigencias en los proyectos sean cada vez mayores. Por eso, las soluciones deben estar diseñadas a la medida de las necesidades del cliente y la empresa.

“Lo principal cuando se está diseñando una sala de conferencia es poder entender cuál es la necesidad del cliente, midiendo aspectos como cuántas personas usarán la instalación o las dismensiones del espacio y el mobiliario, de esta manera se determina el tamaño de la pantalla o el display, número de cámaras y equipos para ver y compartir documentos”, indicó Federico Freyria.

Pero no solo se habla de tecnología y accesibilidad de la instalación, también la parte estética juega un papel fundamental, que incluso puede ser acorde con la imagen institucional de la compañía. No solo referente al diseño exterior de los equipos, sino también aspectos como ergonomía y la optimización del espacio.

Al respecto, comentó Montse Romero: “Nuestras soluciones responden a un concepto simple: tecnología de punta que ayude a la conexión entre las personas y que no represente un obstáculo físico para las mismas. Así, las pantallas se elevan, se retraen, se abren, cierran e incluso giran 180 grados de forma silenciosa, controlable remotamente y con una estética única y sorprendente. Buscamos espacios inteligentes, sostenibles, y versátiles para ser utilizados para diferentes usos”.

La motorización de las soluciones de video ha sido una de las novedades que se han presentado al mercado para las salas de conferencia. De esta manera se pueden tener espacios versátiles y flexibles a medida que se instalan monitores en cada uno de los puestos disponibles en la sala, facilitando las soluciones para compartir información y de videoconferencia unipersonales.

Tecnología flexible
Uno de los obstaculos que en un principio tuvo la instalación y masificación de salas de conferencia fue la comunicación entre los sistemas de los diferentes fabricantes. Si los equipos no eran del mismo fabricante era imposible establecer una comunicación.



Pero hoy las cosas han cambiado. Gracias a internet esas barreras se acabaron. Explicó Federico Freyria que “Hoy existen muchas marcas y equipos que permiten integrar los sistemas de video en una sala de conferencia y con el auge del internet casi todos son compatibles a través de IP u otras formas. Y a su vez se pueden integrar a un sistema de automatización completa con los demás sistemas requeridos, como audio, cortinas, entre otros”.

Y es que en materia de tecnología en el mercado abundan las marcas y referencias de equipos de video. Por eso, lograr una correcta instalación, como en cualquier solución audiovisual, debe partir de un buen diseño que vincule las necesidades del cliente y las condiciones del espacio donde se va a instalar.

Hoy se encuentran displays de gran formato, pantallas touch que llegan a las 90 pulgadas, pero cuando una sala es muy grande puede necesitar los dos tipos: la pantalla eléctrica para cuando se tiene una audiencia completa con la cual se va a compartir información que todos deben ver y entender y otra más pequeña para un público más reducido.

“Las necesidades de comunicación de las salas de conferencias dependen de cada caso en particular; pueden comprender discusión, interactividad, votación, traducción simultánea, identificación biométrica, video conferencia, siempre ofreciendo a los participantes la oportunidad de comunicar tanto individualmente como a todo el grupo, pueden ser utilizadas tanto como para realizar las presentaciones más básicas como hasta permitir  interactuación, votación, la selección de diferentes fuentes de vídeo, e incluso funciones de video conferencia, agregó Montse Romero.

Además de videoconferencia, algunas salas necesitan refuerzo de grabación. Las posibilidades son tan amplias como las necesidades de cada caso en particular y la capacidad econímica del cliente lo permita. Cada vez más se integran las tecnologías de vídeo con las tecnologías de conferencias; ya no son dos ámbitos separados, sino que van de la mano.

Soluciones móviles
Como no siempre las empresas pueden contar con un expacio dedicado exclusivamente a las salas de conferencia, hay soluciones móviles que permiten al usuario adaptar un espacio fácilmente.

El Director General de Novotech, detalló que las soluciones móviles cuentan con un carro en el cual se instala la pantalla con una cámara arriba y un encoder, y así se cuenta con una videoconferencia disponible en cualquier lugar de la oficina. Es un equipo móvil que convierte cualquier sala que tenga conexión a internet.

“La mayoría de la gente usa en salas de videoconferencia medianas o pequeñas, o para las unidades móviles, televisores comunes en vez de monitores profesionales, que hoy vienen en HD o Full HD y se encuentran hasta de 240 hertz. Esto se hace dependiendo de lo que el cliente quiera gastar y sus necesidades. El carro móvil es muy fácil de montar y adaptar para cualquier sala. Incluso, en espacios pequeños no es necesario anexarle bocinas o amplificadores”, comentó.

Para tener en cuenta
Si se quiere lograr la instalación de una sala de conferencia exitosa, son varios los factores que se deben tener en cuenta. Uno es el retorno de la inversión, de esta manera el costo deja de ser el principal factor de decisión, puesto que con una solución que pueda parecer más costosa que otras, podría estarse ahorrando inversiones futuras.

Se deben considerar varios factores claves, desde el cálculo del ROI, incluyendo el impacto en el ahorro de otros recursos (por ejemplo en el papel), el consumo eléctrico, la facilidad de instalación y de servicio técnico hasta, por supuesto, el correcto y meticuloso estudio de las necesidades actuales y futuras en cuanto a funcionalidad.

También, determinar las necesidades del usuario, diseñar la infraestructura y los equipos necesarios y tener en cuenta su instalación y posterior servicio. Asimismo, se debe trabajar conjuntamente con los arquitectos e interioristas para obtener una solución acorde con los requerimientos tecnológicos y los estéticos.

Concluyó Montse Romero que “los espacios de reuniones deberían promover la interacción entre las personas así como propiciar momentos privados de reflexión. Deberían ser espacios polivalentes, cuya funcionalidad se pudiera cambiar de forma inmediata y deberían estar dotados de la última tecnología en comunicación”.

Author: Fredy Gallego

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