Eventos en Vivo

Optimice recursos en su empresa de renta

Cuando una empresa de renta logra optimizar sus procesos internos para atender a los clientes, se vuelve más competitiva, permite invertir en tecnología y equipos nuevos y contratar más personal, en un mercado que se está convirtiendo en los Juegos del Hambre.

Juan Tamayo*

Aunque soy ingeniero en proyectos de instalación y diseñador de sistemas audiovisuales, en los últimos años he estado trabajando de la mano de muchas empresas que realizan eventos en vivo en Latinoamérica y he encontrado que las que tienen menos problemas logísticos son aquellas que tienen definido muy claro los roles de cada persona en el proceso de instalación, puesta a punto, ejecución y desmonte de cada evento. 

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Pero aquellas que tienen el personal que todo lo hacen, son las que generalmente poseen más problemas debido a que canalizan toda la información y flujo de trabajo a través de estas. Claro que hay eventos en donde una persona o un grupo de personas deben hacer todo, por ejemplo algunos corporativos que instalan un proyector, un par de micrófonos y un par de altavoces, no van a enviar un equipo de 10 personas para realizar esta labor.

En las empresas de renta encontramos 3 grandes equipos: los de audio, los de video y los de iluminación. Ahora bien, si las tecnologías convergen hacia las redes de telecomunicaciones como IP, ¿por qué no tener un equipo de personas IT?

Creo que no hay que describir cada equipo y las funciones que desempeña, pues su nombre lo dice claramente. La actividad más importante de cada equipo considero que debe ser la comunicación, ésta se canaliza a través de la producción del evento, quien organizara cada tiempo de ejecución de cada actividad para no tener tiempos muertos o tiempos de espera. La producción puede ser propia de la empresa de renta o a través de un tercero, porque en eventos grandes puede existir más de un proveedor de servicios.

Un buen evento siempre sale bien desde la planeación. Haciendo la analogía de los proyectos, si yo tengo un diagrama de Grant, o un flujo de actividades, sé con anticipación qué elementos y actividades voy a necesitar antes de ejecutar el proyecto. Lo mismo pasa con los eventos en vivo. Una vez aprobado el contra rider (rider es el documento técnico que especifica el evento, contra rider es la propuesta de la empresa de renta) cada equipo debe empezar a planear y programar qué elementos necesita enviar al lugar del evento. 

Si hay que realizar una programación, enrutamiento o flujo de señales, las debe realizar desde la bodega de la empresa para optimizar el tiempo de montaje del sistema y tener más tiempo para pruebas y liquidar menos tiempo de horas de trabajo por hombre, y recordemos que las horas nocturnas son las más costosas. Un claro ejemplo, que nos sorprendió a muchos, fue el montaje de Madonna en su tour por Latinoamérica hace unos años, la empresa de producción tenía todo tan bien organizado, que los elementos que salían del contenedor o camión inmediatamente se instalaban y no sobraban piezas.

Lograr este nivel de organización no es fácil, y requiere mucho tiempo y paciencia, igual que en las empresas corporativas, se requiere entrenar al personal y romper paradigmas de operación, desprenderse de actividades y confiar en que otro puede hacer un trabajo bien realizado.

Al ejecutar este tipo de actividades, la empresa empieza a optimizar los costos de operación (¿han visto la teoría de optimización de niveles de ganancia y procesamiento de señales?). Cuando logra esto, sus costos operativos deben empezar a bajar, lo que permite varias situaciones: Se vuelve más competitiva en un mercado que se está convirtiendo en los Juegos del Hambre, invertir en tecnología y equipos nuevos, permite contratar más personal.

La inversión y control de gastos es un tema que perjudica mucho a las empresas de renta, debido a que por “mejorar costos” adquieren elementos de no tan buena calidad. Algunos ejemplos comunes son:

Cable de micrófono: la diferencia en precios de cable va en dos factores básicamente. El primero de ellos es en la capacidad de protección de la señal contra ruidos por inducción electromagnética (en el nivel de protección por la chaqueta de cobre) y el segundo en la capacidad de soportar trabajo pesado. La diferencia metro lineal de estos cables puede ser entre 25 y 50 centavos de dólar, no es mucho considerando los problemas que se van ahorrar

Conectores: utilizar conectores económicos pueden perjudicar la operación del evento como tal. Un conector que se fractura, que se daña, puede hacer que una señal no llegue adecuadamente a su destino. Encontrar un ruido en la mitad de un evento puede ser perjudicial.

El ejemplo más común en compras es comprar tecnología nueva que apenas se está desarrollando. Muchas empresas nuevas optan por tener el último lanzamiento del producto, todo por ser reconocidas y poseer un estatus de adquisición de productos. Pero, ¿cuántos de estos productos han tenido que ser devueltos por que poseen errores de firmware, de diseño o simplemente no dieron resultado? Lo peor de todo es que son tomados como pago de equipos nuevos pero con un costo inferior por la depreciación. 

Mi consejo, no como empresario en el mundo de la renta, si no como diseñador de proyectos, es que antes de comprar tecnología para mejorar la operación de su empresa realice con su equipo financiero un análisis de costo y retorno de inversión de todo aquel equipo que necesite, así sabrá cuanto esperar para recuperar la inversión monetaria.

Un costo que generalmente no se habla, más por desconocimiento que por ganas de hablar de este, son los asociados al rendimiento del personal al ejecutar una labor dada. Muchas empresas optan por doblar turnos, inclusive trabajar días seguidos con pocas horas de sueño y durmiendo básicamente en donde se pueda. 

Dependiendo de cada país hay una legislación de descanso, pero no lo tomemos por el lado legal, hablemos de lo práctico, cómo le exijo concentración a una persona que lleva 3 días sin dormir, no es posible lograr esto. Lo mismo pasa con la alimentación, la mala alimentación genera problemas en la ejecución de eventos. Mi consejo es que dentro de su equipo incluya un asesor en salud o riesgos laborales que le ayude a diseñar actividades en las cuales se les pueda dar descanso y alimentación necesaria para ejecutar las laboras dadas dentro de la empresa de renta.

Como pueden observar en este artículo, la invitación es a empezar a observar su empresa de renta como una institución en crecimiento, analizar control de gastos, optimizar estos para poder invertir mejor su dinero. No lo hablo como experiencia en campo, hablo desde el punto de vista de ejecutor de proyectos, la empresa de renta es un proyecto en donde muchos creen, empezando por sus empleados.

*Juan Tamayo es Ingeniero de aplicaciones de Audio-Technica para Latinoamérica (www.audio-technica.com) y ha trabajado en el mundo de los sistemas audiovisuales por más de 10 años ejerciendo labores de diseñador, interventor, instalador, consultor y educador. Si tiene preguntas o comentarios, puede hacerlo a través del correo jtamayo@atus.com
 

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